Formation Animacoop

Animer un projet coopératif


Organiser un groupe de travail


Arnaud, Solenn et Juliette travaillaient sur la notion de groupe de travail : comment structurer et animer un groupe ? Voici ci-dessous quelques unes de leurs conclusions sous forme de recommandations.

Au début du projet

Comment démarrer le projet ?

L'animateur peut résumer en un phrase l'idée du projet (allez un petit paragraphe c'est possible !). Il faut que l'idée soit claire, concise. Le choix des mots est important. Pas de mot compliqué. Le but n'est pas de faire peur. Bref, il faut que l'idée soit vite comprise.

Il est plus simple de commencer avec un tout petit groupe (trois quatre personnes). C'est déjà un projet collectif.

L'idée est là mais pas le comment… En fait même si l'animateur a une idée de comment vont se dérouler les opérations, il ne faut absolument pas le faire savoir. Tous les acteurs doivent se sentir décisionnaires, difficile si on a rien à décider.

COMMUNIQUER

Article dans la presse, opération événementielle, site web... : tout est bon pour faire connaitre le projet et à chaque fois ne pas hésiter à dire que l'on a besoin de monde.

Comment rassembler des personnes pour former un groupe ?

Si la thématique du projet le permet, organiser un événement public de façon à faire parler de la thématique et rassembler toutes les personnes intéressées. L'idée serait par exemple pour créer un groupe de couture d'organiser une journée d'échange de patron, de tissus et faire des démonstrations. Et faire de la publicité.
Il faut aussi prévoir une date régulière de rencontre et prendre les mails de toutes les personnes qui passent. Et leur proposer de s'inscrire sur une liste discussion.
Sur la liste de discussions, il faut écrire, poser des questions etc … il faut amorcer une pompe pour que tout le monde se mette a poster et que la liste vive.
Si la thématique ne le permet pas, il faut aller chercher les personnes une par une. La meilleur solution est peut-être d'essayer de cibler des personnes qu'il faut absolument dans le groupe, essayer de les inscrire à la liste de discussion.

Dynamiser le groupe

Pour entretenir la dynamique du groupe, ne pas hésiter à scruter des articles, des infos, des news … etc qui gravitent autour de votre sujet et à les diffuser sur la mailing-liste.
L'animateur doit être fainéant : mettre en évidence le boulot à faire et laisser faire avec de temps en temps un rappel des priorités. Par contre, il faut bien cibler les points critiques, qui ne souffrent pas l'erreur ou l'approximation. L'animateur devra veiller à ce que ces tâches soient réalisées, quitte à s'en charger.

Quels outils ?

L'important n'est pas l'outil même si ça peut faciliter le travail ensemble. L'important est que tout le monde soit d'accord pour utiliser les outils. Ainsi dans certains projets l'outil de base est le crayon et la feuille de papier.
Il semble que l'outil le mieux maitrisé soit le mail, à utiliser au démarrage de la dynamique. Le forum et le wiki peuvent être ajouter par la suite, mais il faut faire un peu d'accompagnement.
Il faut faire attention de ne pas imposer aux membres du groupe des outils trop complexes et qui leur demanderaient un travail supplémentaire pour les utiliser.
Attention : les acteurs du groupe n'ont pas le même niveau en informatique. Il faut faire attention de ne pas les effrayer avec trop de nouveaux outils. Certains refusent les nouveautés !
L'adoption de nouveaux outils peut prendre du temps. Il faut se montrer patient.

Comment faire collaborer les personnes sur un wiki

Amorcer la pompe en écrivant sur le wiki mais il faut que le texte ne soit pas parfait, qu'il soit corrigeable / amendable avec si possible quelques fautes d'orthographe par exemple sur les noms des personnes. Ainsi les personnes qui le lisent se sentent obligées de corriger/modifier et c'est le début… Le pas est franchit.

Pour permettre aux novices de se saisir de l'outil, il faut prévoir une page dédiée aux différentes syntaxes usuelles. Elle aidera avec un copier-coller à s'approprier l'outil. Et pourquoi ne pas faire cette manipulation lors d'une réunion avec un vidéo-projecteur.

Le projet avance

Communiquer sur les avancées du projet

Il faut montrer que le projet avance en faisant des points de situation très réguliers. Il faut aussi avoir un espace commun pour garder des traces des actions faites par le groupe (comptes-rendus de réunions, planning des rencontres…).
Et continuer à inciter l'intégration de nouveaux membres : un projet manque toujours de monde…

Pour motiver la communauté

On peut laisser le libre choix du travail à accomplir.
Il est indispensable de gratifier les contributeurs et les pousser à améliorer leur travail.
L'animateur/coordonnateur doit savoir déléguer un maximum pour impliquer un maximum de personnes.
Enfin, il est nécessaire de créer des moments conviviaux pour que les membres du groupe s'y sentent bien et aient envie de s'investir.

Le projet se développe

Cas d'un grand groupe

Il faut trouver une solution à chaque problème en faisant appel aux compétences de chacun et la diversité des approches.
Quand un projet n'intéresse plus son auteur, il est de son devoir de lui trouver quelqu'un d'autre pour l'animer.

Être ouvert

On peut réutiliser intelligemment les idées préexistantes. La qualité d'un animateur est de savoir reconnaître les bonnes idées des utilisateurs. Les solutions les plus innovantes arrivent quand on remet en question notre approche.

Structurer le projet intelligemment

On doit mettre en place une structure robuste quitte à ce que le projet manque d'originalité. En parallèle, il faut créer une identité au projet.