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3 conseils pour mettre en place des outils numériques dans un groupe

En une phrase : Commencer par soi-même ; commencer simple ; commencer en présence
Type de fiche : Astuces
Thématique concernée : Partage et circulation de l'information (à distance)
Description : Des outils numériques imposés ou inadaptés sont au mieux inefficaces, voire parfois nuisible au groupe. Nous vous proposons ces 3 règles de bon sens lorsque vous voulez utiliser de nouveaux outils pour "faciliter" le travail collectif :
  • 1/ Commencer par soi : assurez-vous d'être vous-même à l'aise avec l'outil, de pouvoir facilement le présenter et d'être capable d'aiguiller une personne à distance qui appelerait "je suis paumé avec ton outil, tu peux m'aider à ..."
  • 2/ Commencer simple : privilégiez des outils les plus simples possibles. Questionnez-vous 2 fois avant de mettre un identifiant/mot de passe (cela suffit à perdre un bon nombre de personne).
  • 3/ Commencer en présence : profitez des temps de réunions pour présenter l'outil et le faire tester concrètement. Si il y a besoin de créer un compte, faites-le ensemble. C'est un peu fastidieux mais c'est la garantie de lever d'éventuels obstacles techniques (beaucoup plus durs à lever une fois que chacun est reparti chez soi).

La gare centrale : pour organiser et rendre visible l'information

En une phrase : L'espace de partage d'information qui rend visible tous les éléments utiles aux membres d'un collectif pour y agir en collaboration.
Type de fiche : Concepts
Thématique concernée : Partage et circulation de l'information (à distance)
Description :

Une gare centrale : des usages multiples


En fonction de la manière dont elle est conçue, et selon la nature du collectif, la gare centrale peut être à la fois :
  • Un outil de gestion de projet qui rend visible les actions menées par chacun
  • Un moyen de favoriser l'implication de nouveaux membres car il permet de comprendre le fonctionnement et les modalités de contribution au projet commun
  • Un gage de transparence de la gouvernance lorsque l'on y partage les règles et relevé de décision
  • Un aide mémoire qui joue un rôle d'aiguillage vers toutes les ressources utiles au quotidien
  • Un tableau de bord : qui spécifie la liste des outils utilisés par le collectif ainsi que leurs usages
  • Un régulateur d'infobésité qui limite le flux d'information nécessaire et capitalise un grand nombre de ressources au même endroit,

Que trouve t-on dans une gare centrale ?

Pour rendre concret l'intérêt d'une gare centrale, voici quelques exemples d'éléments que nous pouvons y trouver.

Pour favoriser une gouvernance collective

  • Les éléments de définition du collectif et dans lesquels s'inscrit l'action (valeurs, finalité, objet, raison d'être, projet associatif...)
  • Les règles de prise de décision afin de permettre à chacun de contribuer selon les modalités définies collectivement
  • Les modalités de gouvernance et les rôles de chacun qui rend lisible les différents organes qui rythment la vie du collectif et leurs fonctions (groupes de travail, conseil d?administration, comité de pilotage, etc.)
  • L'agenda qui met en avant les prochains temps de rencontre et permet à chacun de savoir quand rencontrer le collectif (réunions formelles, événements,...)
  • L'annuaire ou la cartographie des contributeurs afin de visualiser qui compose le collectif et de prendre contact avec chacun


Pour conserver la mémoire

  • L'historique du collectif afin de pouvoir s'imprégner de sa culture et des grandes étapes de son développement afin d'ancrer le projet
  • Les différents comptes-rendus, en guise de restitution des actions de chacun et en tant que mémoire vivante de l'action
  • Les relevés de décision qui évitent de se reposer plusieurs fois les même questions et de rendre effectifs les choix effectués

Pour agir collectivement

  • La liste des différents outils utilisés par le collectif, leurs règles d'usage utilisés par le collectif. Il peut s'agir des outils numériques ou physiques (forums, listes de discussion, mur des projets, affichage de l'agenda, espace de stockage de documents, etc...) et ce peut-être complété par des liens vers des tutoriels.
  • Les modalité de d'implication dans les actions qui permettent à chacun de savoir comment contribuer sur tout ou partie du projet porté par le collectif (référents, fréquence de réunion, prochaine rencontre, modalités de contribution,etc.).
  • La liste des actions menées en cours ou passées afin de rendre visible ce qui se fait et ce qui s'est fait par le passé afin d'agir en ayant une vision d'ensemble.
  • Les ressources partagées par le collectif (bases de données, fiches méthodologiques, rapports d'activités,...)

Tout cet ensemble n'est pas nécessairement intégré DANS la gare centrale, mais on trouve au moins le lien vers ces informations, qui peuvent utiliser des outils externes.

La gare centrale est le guichet unique qui nous permettra de retrouver une ressource.


Avec quels outils créer une gare centrale ?

De nombreux outils peuvent être utilisés pour des gares centrales, en fonction de la complexité du collectif concerné, de sa taille, du nombre d'éléments à partager et des compétences disponibles.

En voici quelques exemples classés du plus simple (mais limité en fonctionnalité) au plus complexe (mais pleins de possibles) :
  • Un simple affichage physique : avec des feutres et du scotch. Lorsque le groupe dispose d'un espace physique accessible régulièrement à tous les membres, un simple support physique peut largement suffire.
Illustration :

  • Une pauvre page oueb : avec le html. Quand le nombre d'informations à transmettre est limité, une simple page html est largement suffisante !
Illustration : http://osons.cc/lelieucommun/
Créer un pad : https://framapad.org/

  • Les Pads : avec les papapad. Le PapaPad? est la papa de tous les pads, il est bien utile pour ne pas perdre les liens vers ses pads de comptes-rendu, mais vite limité !
Illustration : https://partage.osons.cc/s/MphMWRcXhiGTYpX
Créer un pad : https://framapad.org/

  • Padlet : c'est un principe de "tableau blanc" sur lequel on va pouvoir coller un certain nombre d'éléments. Il deviendra peu lisible dés lors que l'on aura trop de choses à y mettre.
Illustration de gare sous padlet :
Créer un padlet : https://padlet.com/

  • Wekan / Trello : ce sont des tableaux de bords adaptés à agencer un plus grand nombre d'éléments que Padlet, notamment car l'outil permet d'organiser plusieurs tableau dédié à une équipe.
Illustration de gare sous trello : https://partage.osons.cc/s/goFb5XJsHS69sGo
Créer un tableau Trello : https://trello.com/

  • Agorakit : un outil qui permet de créer une sorte de minisite avec un certain nombre d'outils déjà intégrés (agendas, annuaire, cartographie des membres, etc. Il s'agit 'un logiciel libre. il rencontre une limite dés lors que nos besoins sortent du cadre déjà prévu.
Illustration de gare sous agorakit :
Créer un espace agorakit : https://agorakit.org/fr/

  • Yeswiki : c'est un logiciel de création de site webs collaboratifs, facilement modifiable par chacun. Il demande une prise en main plus importante que les autres outil mais s'adapte à tous les besoins du collectif. YesWiki? a été conçu pour rester simple, mais il a été aussi pensé pour que des fonctionnalités cachées, installées par défaut, puissent être activées au fur et à mesure de l'émergence des besoins du groupe.
Illustration de gare centrale sous yeswiki : http://aiguillage.artefacts.coop/?PagePrincipale
Créer un wiki : https://colibris-wiki.org/?PagePrincipale


Sources:

Les 4 activités R.E.P.I

En une phrase : Nourrir les proactifs, les réactifs, les observateurs et mêmes les inactifs !
Type de fiche : Concepts
Thématique concernée : Partage et circulation de l'information (à distance), Partage et circulation de l'information (en présence)
Description :
  • R comme "Rencontres (synchrones) : elles concernent les plus actifs
  • E comme "Échanges entre les rencontres" (asynchrones) : cette activité permet de ne pas oublier les moins actifs (en particulier les « observateurs » qui pour certains pourront un jour devenir actifs).
  • P comme "Partage", et plus précisément "Espace de partage" : ce n’est pas un simple flux qui passe dans le temps. Il permet de retrouver les éléments importants en fonction de la thématique plutôt que de celui du moment où ils ont été apportés. C’est un peu la mémoire du groupe.
  • I comme "Information". Elle concerne tout le monde (y compris ceux qui sont actuellement, en dehors de la communauté), mais comme c’est trop souvent la première (et parfois la seule) activité à laquelle on pense, je l’ai placée en dernier !

Selon Jean-Michel CORNU, il est essentiel de répartir le peu de temps dont vous disposez pour avoir même très imparfaitement ces quatre activités et votre groupe se développera de façon naturelle, sans rien oublier.


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Les réflexes informatiques qui facilitent la vie, voire qui sauvent


Vous avez dit mot de passe ?

Avec le développement de nos usages numériques, le nombre de mot de passe à gérer s'agrandit à une allure exponentielle.
Les mots de passe sont autant de portes d'entrée à sécuriser pour protéger votre vie personnelle et professionnelle.

Avant

Il y a encore peu, les recommandations pour avoir un mot de passe "secuuuoure" étaient de trouver 8 caractères minimum comprenant : chiffre, majuscule, caractères spéciaux ... Pour ce faire, en général, nous complexifions un mot avec quelques caractères intercalaires et qui sont souvent les mêmes pour tous.
Par exemple c4r4ct3r3s pour caractères. Le mot de passe semble donc complexe, mais ce n’est pas vraiment le cas. Les hackers ont affiné leurs algorithmes en étudiant les bases de données de services populaires piratées ces dernières années et contenant des millions de mots de passe.

Maintenant

Il est recommandé d'utiliser des mots de passe simples, longs et mémorables, que l'on nomme "passphrase" en anglais ou phrase de passe. C'est la longueur et l'improbabilité de faire sens qui font la robustesse.
Construisez une phrase longue avec 12 caractères, simple à retenir et qui ne fait sens que pour vous et le meilleur des algorithmes de hackers passera à minima 10 ans à chercher votre mot de passe.
Exemple : menageperroquetportepoubelle
Si vous n'aviez pas d'idées, la méthode diceware est THE méthode à utiliser pour créer votre passphrase.
C'est bien beau me dites vous ! mais il m'en faut plusieurs de mot de passe !
Ok, Ok, Ok : une fois cette passphrase solide, faites vous une routine avec tous vos services en ajoutant leur nom avant ou après par exemple !
Exemple : facebook : "menageperroquetportepoubellefk", mastodon : "menageperroquetportepoubellemn".

Vous avez dit "raccourcis-clavier" ?

Ça fait geek, parfois un peu superficiel, mais les raccourcis que nous vous présentons ci-dessous deviennent vite addictifs tellement ils font gagner du temps et du confort.
Les exemples ci-dessous sont décrits pour les environnements Windows et Linux, pour les Mac remplacer la touche [CTRL] par la touche [COMMANDE].

Pour bien naviguer sur le web

Sur la présente plateforme, la plupart des liens cliquables vont ouvrir la page-cible dans le même onglet (cela n'ouvre pas un nouvel onglet automatiquement). Nous avons pris le parti de laisser ce choix à l'internaute, notamment en utilisant
  • avec une souris : [CLIC MOLETTE] sur le lien
  • avec un touchpad : [CTRL + Clic] sur le lien
  • ou (plus long) : clic droit sur le lien et "ouvrir dans un nouvel onglet"

Exemple d'affichage de différents sites, dans plusieurs onglets :
image Onglets.png (92.9kB)


Pour bien rechercher (et trouver !) dans une page

Le raccourci [CTRL + F] permet d'effectuer une recherche sur un mot clé dans une page web (valable aussi sur traitement de texte, document pdf, feuille de calcul, etc.). Celui-ci s'avère très pratique pour accéder rapidement au terme recherché dans une longue page.

Exemple d'affichage d'une recherche sur un mot clé dans une page web :
image ctrl_f.png (48.4kB)


Pot-pourri de raccourcis-clavier qui facilitent la vie

Truc : l'informatique est un univers d'anglophone. Les lettres associées à la touche Ctrl ont souvent une signification en anglais... ou pas...
[CTRL + A] : sélectionner tout (A comme all)
[CTRL + C] : copier (C comme copy)
[CTRL + V] : coller (V comme.... paste. Pour le coup, ça n'a aucun rapport. Mais P était déjà pris par Print, dans Ctrl+P)
[CTRL + X] : couper (Là, ça ne marche pas non plus :) . Mais remarquez le côté pratique : X, C et V sont très proches sur un clavier. Faire des couper/copier/coller devient un jeu d'enfant !)
[CTRL + Z] : revenir en arrière dans l'historique des actions (fonctionne dans un traitement de texte, sur Internet et même dans le gestionnaire de fichiers...). Attention, ce raccourci est addictif et on en vient vite à regretter qu'il ne fonctionne pas sur les choses de la vraie vie.
[TAB] : permet de naviguer de champ en champ dans un formulaire. Plus simple que de faire un coup souris, un coup clavier, un coup souris...


Et quelques autres, pour la mention

[CTRL + S] : enregistrer. Vous n'aurez plus d'excuses pour ne pas avoir enregistré votre travail avant que l'ordi ne s’éteigne brusquement.
[CTRL + Y] : aller en avant dans l'historique des actions (permet de contre-carrer un excès de [CTRL + Z] malencontreux).
[ALT + TAB] (tab étant la touche tout à gauche, avec la double-flèche) : vous avez deux programmes ouverts, et le besoin de passer de l'un à l'autre souvent ? Ca sert justement à ça !! Pressez ALT en continu, puis 1 fois TAB brièvement. Relâchez. Chouette, non ? Essayez aussi en gardant toujours ALT enfoncé, mais en pressant 2 fois sur TAB brièvement... et ainsi de suite.
[ALT + F4] : ferme un programme.
[touche logo WINDOWS + D] : réduit toutes les fenêtres ouvertes pour se retrouver sur le bureau

Maintenant, toi aussi passe pour un.e calé.e en informatique en quelques clics ! :)
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Mais au fait, y a qui dans cette formation ? (suite)

Consigne :
  • allez jeter un œil au trombinoscope pour découvrir les profils des autres participant-e-s
  • revenez sur cette page, et poser votre/vos question-s dans le pad ci-dessous à la personne concernées.

Pour ce petit exercice, nous allons utiliser un pad. C'est l'un des outils les plus simples, et pourtant (donc ?) l'un des plus utile et polyvalent pour des projets collectifs.

Le pad ne permet pas d'être alerté automatiquement en cas de contribution. Nous, les formateurs.rices nous chargerons donc de vous informer tous les 2-3 jours des nouvelles questions et réponses écrites sur ce pad.

Parlons technique : nous avons créé ce pad chez Framapad , il est donc "hébergé" chez eux. Nous l'avons simplement intégré (affiché) dans la présente page. Cela renforce la notion de "gare centrale" dont nous parlerons durant le 1er regroupement (outch, quel teaser !=




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Introduction aux listes de discussion

D'une manière générale, le courriel reste central dans les échanges numériques. Coopérer en utilisant le courriel dans un collectif revient à accroître la quantité de messages envoyés et (donc) reçus. Il devient indispensable de mieux maîtriser cet outil.


Définition
On qualifie d’asynchrone toute communication où l’action et la réaction sont en décalage. Vous envoyez un courriel qui sera lu plus tard et qui n'attend pas de réponse immédiate. Si vous attendez une réponse immédiate, préférez le téléphone, ou les messageries instantanées...


Listes de discussion et listes de diffusion

Liste de discussion et liste de diffusion sont des utilisations spécifiques du courrier électronique :
  • Liste de discussion : les participants d'une liste échangent entre eux
  • Liste de diffusion : un seul émetteur adresse un message à plusieurs personnes

image infographie_discussion_diffusionv2.png (0.2MB)


Pourquoi et quand mettre en place une liste de discussion ?

image infographie_avantages_liste_de_discussion.png (0.4MB)


Comment créer une liste de discussion ?

Voici un outil pour créer gratuitement une liste de discussion.

Framaliste

Description : service proposé par l'association Framasoft (défense des logiciels libres et des libertés individuelles sur Internet) : listes de discussion ou de diffusion, les discussions archivées peuvent être rendues visibles ligne.
Avantages : service éthique (logiciel libre, respect de la vie privée et des donnes personnelles), gratuit
Inconvénients : un peu moins ergonomique que le service Google, mais on retrouve les mêmes possibilités de paramétrage.
Site officiel : https://framalistes.org

Tutoriel vidéo


Tutoriel écrit par Coop-tic.be (Gatien Bataille), sous licence CC-BY-SA : Lien vers le tutoriel

Documentation détaillée (et en français !): https://framalistes.org/sympa/help/



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Utiliser une liste de discussion : de l'art de l'(in)compréhension écrite

Qui n'a jamais connu de tensions générées uniquement par des communications écrites ? L’absence d'intonation, le non-verbal et toute interprétation qu'on en fait sont autant de biais, humains certes mais inutiles voire néfastes : un mail ne sera jamais qu'une information, jamais une "relation".
La Netiquette regroupe l'ensemble des règles de "savoir-vivre" dans la communication écrite sur le web. Nous vous proposons de la découvrir via l'article dédié sur Wikipédia .

Mais au fait, pourquoi utiliser une liste de discussion ?

Changer les postures. Utiliser une liste de discussion, c'est accepter que chacun puisse s'exprimer et que chaque idée est valable pour faire avancer le sujet qui intéresse le collectif. C'est une manière d'introduire des échanges horizontaux décloisonnant en supprimant la hiérarchie dans les prises de paroles.

Une seule adresse à retenir. Une fois inscrit, l'envoi des messages se fait à une adresse unique, qui est la seule à retenir. C'est donc une bonne manière de n'oublier personne… et de ne pas être oublié !

Gérer individuellement ses abonnements. Qui n'a jamais connu le cas où, après avoir demandé à être retiré d'un groupe d'envoi de mail, une personne n'ayant pas fait la mise à jour continue à vous identifier comme destinataire ? Avec les listes de discussion chacun s'inscrit et se désinscrit individuellement et la modification est effective instantanément, définitivement et pour tout le monde.

Laisser à chacun le choix de sa messagerie. Chaque abonné à la liste peut utiliser son propre logiciel de messagerie et personne n'est contraint de modifier ses habitudes.

L'information vient à vous. Contrairement à des outils qui nécessitent de se connecter et de prendre connaissance des dernières informations (forum, réseaux sociaux,…), aucun service externe ne requiert la création d'un compte. Dés qu'un message est envoyé, chacun le reçoit !

Tirer profit de l'abondance. Recevoir un mail, puis deux, puis trois… jusqu'à se laisser submerger ! Si l'intérêt des listes de discussion est de ne rien rater et de suivre efficacement de nombreux échanges, c'est aussi son principal risque. Pour limiter cet effet indésirable qui a maintenant un nom (infobésité), il est vital de se conformer à quelques règles d'usage (voir ci-dessous) et d'apprendre à bien se servir des fonctionnalités de tri et de filtres que nous offre nos messageries.


"Trucs et astuces" pour une communication écrite apaisée et efficace


Un objet clair. Soyez explicites dans l'objet de vos mails, il est important pour vos destinataires de pouvoir se faire une idée du contenu de votre message. Vous facilitez ainsi à chacun la gestion de ses mails. Évitez donc les objets tels que « une question », « un truc chouette », « urgent ». Vous pouvez en revanche mettre entre crochet la nature du mail suivit de son objet précis comme ceci par exemple « [Urgent] Décision concernant l'avenir du collectif ».

Je prends le temps avant de répondre. Répondre de manière épidermique par courriel peut-être source de conflits (qui n'a jamais vécu la chose ?...). Sur une liste de discussion cela peut s'avérer destructeur pour le groupe, et votre projet...

Éviter l'usage des majuscules. Utiliser les majuscules est souvent assimilé au fait de CRIER même si vous CHUCHOTEZ ! Ce code de lecture est d'ailleurs utilisé dans la bande dessinée, manga !

Un mail = un sujet. Si votre mail contient plusieurs sujets, préférez plusieurs mails distincts qui favoriseront les échanges et la capacité des destinataires à s'y retrouver. Il est aussi plus simple de faire en sorte que l'objet de son mail soit explicite s'il ne concerne qu'un sujet.

Un sujet en rapport avec le Schmilblick. Avant d'envoyer un mail, assurez vous qu'il est en lien direct avec le sujet qui intéresse la liste de discussion. Vous pourriez être tenté d'y communiquer vos newsletter ou autres informations… mais retenez-vous !

Le contenu doit être concis et cadencé par des titres. Plutôt qu'un long mail, préférez un court paragraphe, si l'information ne tient pas en quelques lignes, préférez les pièces jointes ou les liens vers des documents en ligne. Vous pouvez par exemple joindre un article, faire un lien vers un espace d'écriture partagé comme un pad ou tout autre support cohérent. Si besoin cadencez votre texte avec des titres. Les mails longs sont fastidieux à lire, les titres permettent de clarifier l'ensemble des points abordés. Ils structurent votre propos et permettront sûrement une réponse structurée.

Évitez les destinataires multiples. Lorsque vous envoyez un mail, vous pouvez être tenté de mettre en copie une personne qui n'y est pas abonnée ou une autre liste de discussion, il faut absolument vous l'interdire et effectuer des envois séparés. D'une part il se peut que ceux qui répondront oublieront de le mettre en copie, et d'autre part les personnes non-inscrites ne pourront pas répondre ; et même si c'est le cas elle ne sauront pas à qui elles s'adressent.

Externalisez les débats. Souvent, un sujet de discussion va provoquer des débats assez rapides, mais s'ils s'éternisent, n'hésitez pas à y couper court en proposant d'autres supports plus constructifs. Vous pouvez par exemple utiliser des outils de prise de décision comme Loomio, envoyer un sondage pour provoqué un temps d'échange spécifique (à distance ou en présence) avec Framadate, ou créez un document d’écriture collaborative et inviter chacun à y contribuer avec les Pads.

Si le sujet change, faites un nouveau mail. Souvent quand le sujet d'un message évolue au fil de la discussion on a tendance à laisser faire ou à simplement modifier l'objet, ce qui n'est pas une bonne solution. En effet, mieux vaut créer un nouveau mail et un nouvel objet en synthétisant les précédents éléments de la discussion. Vous contenter de modifier l'objet rendra complexe à vos destinataires de s'y retrouver en particulier s'ils trient leurs mails par discussion groupée (ou fil de discussion).

Utilisez les pièces jointes avec parcimonie. Les pièces jointes légères ne posent pas de soucis, mais préservez l'espace de stockage des messageries de vos destinataires en limitant la taille de vos pièces jointes. C'est également un geste pour la planète : avec une liste de discussion l'espace de stockage utilisé par vos pièces jointes est multiplié par le nombre de destinataires. Vous pouvez par exemple envoyer des pièces jointes volumineuses par des services comme wetranfer.

Vide de sens = Rempli de désagréments. N'envoyer pas de mail à la liste qui n'ai pas de vrai contenus ou qui ne concerne pas tout le monde (« merci didier ») : vous seriez assimilé à un Troll, et en plus tout le monde s'en fiche ! Si vous vous sentez un besoin irrépressible de faire une blague ou de remercier, contentez vous de répondre uniquement à votre destinataire.









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TelaBotanica et l'animation des listes de discussion


Le réseau de botanistes Tela-Botanica s'est constitué autour de listes de discussion.

La première liste tela-botanicae a été ouverte en mars 1999, lors de la création du réseau. Elle s'appuyait alors sur les services offerts par Yahoo Groupes. Elle est toujours active à l'heure actuelle : 1092 membres et 34000 messages échangés depuis sa création, même si elle semble délaissée depuis quelques temps.

Mixité des membres

La liste regroupe spécialistes et amateurs, néophytes et passionnés chevronnés de la botanique. Une personne débutante pose une question et ce sont des dizaines de spécialistes qui répondent, parfois de manière très pointue. Gageons que s'ils s'étaient regroupés entre eux, les échanges n'auraient probablement pas été aussi dynamiques (peur d'être jugé par les pairs, haut niveau d'entrée dans les débats...).

Division en groupes thématiques

A fur-et-à-mesure des échanges, des discussions thématiques se sont engagées, créant parfois un encombrement de messages sur la liste. L'animateur du réseau, qui pilotait en attention, a tout de suite proposé de créer un autre groupe de discussion spécifique. Et ainsi, plus d'une cinquantaine de groupes thématiques se sont créés, donnant lieu, pour certains, à un travail coopératif intense et à des productions collectives.

Synthèses des listes

L'avantage de diviser ainsi le réseau en groupes thématiques est que l'on peut ne s'abonner qu'aux discussions qui nous intéressent, sans recevoir un flot de mails quotidien. L'inconvénient c'est qu'on n'a pas une vision globale de ce qui se passe dans le groupe. Pour remédier à ça, un des membres du réseau a animé la réalisation de synthèses des discussions : la personne qui posait une question devait ensuite rédiger une synthèse avec toutes les réponses reçues.

Trois niveaux de synthèse ont été définis en fonction du niveau de restitution des informations.
  • Niveau 1 - collecte des messages. Redonne la totalité des échanges sur un sujet (pas de traitement autre que de rassembler tous les messages dans l'ordre et de faire un nettoyage de forme).
  • Niveau 2 - collecte et mise en forme. Synthèse intermédiaire avec un peu de mise en forme.
  • Niveau 3 - synthèse. Synthèse enrichie (avec additions et contrôles des références).

Le tout sous licence Creative Commons ! (nous reviendrons sur cette notion importante par la suite)

Des outils pour faciliter et cadrer les échanges

Le réseau a également mis en place des outils pour faciliter l'accès à ces listes par de nouveaux membres : modes d'emploi animés (voir les tutoriel vidéo ) et une charte de bonne conduite (Nétiquette ).



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Déconstruire l'outil idéal pour aller vers des outils adaptés-adaptables


L'intervenant de cette vidéo, Laurent Marseault, est l'un co-fondateur d'Animacoop, également impliqué dans le mouvement des Colibris.
Dans cette vidéo, il aborde
  • la notion d'outil idéal (mais quel est-il ? Existe-il vraiment ?)
  • savoir formuler les usages / les besoins des membres de mon groupe pour prioriser les outils
  • quelques usages parmi les plus répandus


Précisions sémantiques
La notion d’usage renvoie à une approche « anthropologique » des outils numériques (se différencie d’une approche dite « technocentrée »),
La notion d’usage se distingue de celle d’utilisation, qui renvoie quant à elle davantage à la prescription inscrite dans un mode d’emploi de l’outil. Ainsi, lorsqu’il est question d’une utilisation détournée de l’outil, nous sommes déjà du côté de l’usage.
La notion d’usage renvoie également à celle d’appropriation au sens où l’usage ne se développe que si les outils numériques deviennent les instruments d’une action individuelle (qui peut être portée par un processus collectif).


Des outils libres pour vos projets collectifs- 2 - Trucs et astuces pour une animation conviviale from Mouvement Colibris on Vimeo.




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La juste place des outils numérique dans un projet/un groupe

Les intervenant-e-s de cette vidéo, Louise Didier et Laurent Marseault, font partie du Collectif Inter-Animacoop. Louise intervient sur la session Animacoop de Lyon et de Paris, Laurent intervient sur les sessions de Toulouse, Paris et Lyon.

Durant les 4'30 de cette vidéo, ils nous suggéreront notamment de :
  • nous méfier des outils trop complets et complexes, de la surabondance d'outils
  • commencer à utiliser des outils numériques en présence (face à face avec les membres de votre groupe) avant de le faire à distance
  • de questionner la pertinence de mettre des mots de passe
  • commencer à utiliser des outils numériques avec des sujets à faibles enjeux pour le groupe


Des outils libres pour vos projets collectifs - 4 - Le problème c’est les autres from Mouvement Colibris on Vimeo.

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Les outils d'écriture collaborative


Nous avons découverts différents services qui permettent d'écrire à plusieurs, seul-e, en simultané, en différé, en présentiel ou à distance.
Ce sont des services en ligne, ils nécessitent donc une connexion internet.

Les PAD, sont des éditeurs de texte, d'utilisation simple, issus du logiciel libre.
Fonctionnalités :
- Fonction de formatage basique,
- Identification des contributions des utilisateurs par surlignage des contenus, peut être enlevé
- Historique dynamique via l'icône en forme d'horloge
- Export/import

Plusieurs services
http://pad.coop-tic.eu/
Pas besoin de compte, attention à copier l'adresse pour vous permettre de retrouver vos pad, durée de vie illimitée
Framapad sans compte, pads publics
Pas besoin de compte, attention à copier l'adresse pour vous permettre de retrouver vos pad, durée de vie limitée à définir à la création.
La durée de vie se réactive à chaque modification malgré mon affirmation contraire (FABE).
Framapad avec compte
Besoin de créer un compte sur framapad, permet de créer des dossiers et d'y inclure les pads afin de les retrouver facilement, durée de vie illimitée.

Pour les plus expérimentés et border-line geekos, il est possible d'installer
- un serveur de pad en ligne sur un serveur
- un serveur de pad en local sur son ordinateur afin de proposer des instances de pad, hors connexion internet.

Google Doc est une application de documents texte collaboratifs du géant éponyme.
Cette application recouvre les mêmes fonctions que les applications de traitement de texte classique mais en ligne.
Pour permettre la contribution à un google doc sans obliger les autres participants à posséder un compte google,
il faut partager le document en cliquant sur l'icône partage puis aller se promener dans les paramètres avancés :
il suffit de donner soit l'accès public soit à toutes personnes disposant du lien avec les droits de modification et le tour est joué.

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Atelier Framateam


Connaissez-vous Slack ? L'alternative libre et gratuite a été développé par Mattermost et Framasoft s'en est emparé pour proposer Framateam, hébergé sur leurs serveurs. Sachez que comme tous les outils de Framasoft, vous pouvez vous aussi les héberger sur vos propres serveurs et les modeler à votre convenance (bon OK il faut être un peu geek pour aller jusque là).

L'ensemble propose :
  • un service de discussion en temps réel, équivalent d'un tchat
  • création d’équipes, qui contiendront des « canaux »
  • création de canaux soit publics (tous les membres de l’équipe) soit privés (le créateur du canal invite les membres de son choix)
  • possibilité de partager l’administration d’une équipe ou d’un canal
  • conservation de l’historique des canaux et possibilité de chercher dans des discussions
  • petite mise en forme du texte possible et ajout d'émoticones avec possibilité de "liker" les commentaires
  • possibilité d’ajouter des fichiers (images ou autres)
  • possibilité de notifier les membres par email (notifier l’utilisateur « Camille » par @camille ; notifier tous les membres du canal en utilisant @channel)
  • installation en local et sur les mobiles possibles

Plus d'explications et des exemples sur : https://framablog.org/2016/05/10/framateam-liberez-vos-equipes-des-groupes-facebook-et-de-slack/
ou encore : https://docs.framasoft.org/fr/mattermost/

Adresses utiles :


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Les outils de visioconférence

Deux familles d'outils


1) Des outils 100% par le navigateur

Avantages = simples d'utilisation, invitation avec un simple lien Internet / pas de création de compte
Inconvénients = pas toujours stables (audio surtout), plus on est nombreux mois la qualité/stabilité est bonne

Outils à tester
  • Appear.in : limité à 4 personnes dans sa version gratuite
  • Jitsi : pas de limite annoncée en nombre de participants, mais risque de "ramer" au-delà de 5-6 personnes

Autres outils

2) Outils à télécharger et installer sur l'ordinateur

Avantages = plus stables sur l'audio et la vidéo
Inconvénients = création de compte "organisateur" obligatoire , création de compte "participants" pour certains outils , télécharger/installer des outils n'est pas toujours possible dans certaines organisations (ex Collectivités locales)

Outils à tester
  • Skype
    • avantages : annoncé jusqu'à 25 personnes en même temps (si tout le monde a la dernière version)
    • inconvénients : création de compte obligatoire pour tout le monde (organisateurs et participants) ; nécessite d'ajouter les personnes à ses contacts "Skype" (donc souvent de connaître leur identifiants) ; la gratuité de Skype a un coût : vos données personnelles/professionnelle sont ré-utilisées et revendues/
  • Zoom :
    • Avantages : jusqu'à 100 personnes ; on peut participer avec un simple téléphone (comme sur une conférence téléphonique) ; création de compte obligatoire pour l'organisateur mais pas pour les participants (l'organisateur invite les personnes avec un simple lien Internet)
    • Inconvénient : réunions limitées à 40 minutes dans la version gratuite ;
      • Pour le tester avec un compte pro sans limite de temps : connectez-vous en tant que nicolas@collecti.cc / Mot de passe : partageanimacoop

Autres outils

Le meilleur ami de la visio : le pad


L'indispensable plan B : la conférence téléphonique

  • OVH : gratuit, salle réservée 24h à l'avance avec un maximum de 50 personnes
  • Free Conference Call : création de compte gratuite mais obligatoire, possible de réserver plus longtemps à l'avance

Quelques conseils d'animation

  • Être attentif aux personnes qui n'ont rien dit depuis longtemps (aller les chercher)
  • En conférence téléphonique, annoncer son prénom avant de parler.
  • pour la vidéo, ne pas se mettre à contre-jour
  • couper la vidéo si "ça rame" (mauvais son, haché etc.)
  • matériel minimaliste : un kit main-libre de téléphone (écouteurs + micro) qui permet d'optimiser l'audio pour tout le monde
  • pour les personnes non-munies d'écouteurs : en cas de larsen ou d'échos désagréables, activer les micros uniquement lorsqu'on a besoin de parler
  • prévoir d'arriver 10min en avance !
  • une réunion en visio se passe d'autant mieux que l'animation est préparée, voire timée (verbe provenant du substantif timing :-).

Et pour les anglophiles, une régalade !!



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Texte publié par Lilian Ricaud (formateur Animacoop Toulouse) et mis à disposition sous licence Creative Commons By-SA

La méthode Co-pomodoro


Votre assiduité et votre mémoire sans faille vous auront signalé que nous avons décrit la méthode "Pomodoro" dans le module 2. La méthode ci-dessous rajoute une dimension collaborative à cette méthode.

Ingrédients du Co-Pomodoro

Pour éviter que vous recopiez bêtement la recette sans en comprendre les points importants, je livre d’abord les ingrédients choisis et la raison de ce choix. En comprenant leur rôle vous pourrez en remplacer certains avec vos propres ingrédients.

Souvent négligée l’invitation est un des ingrédients les plus importants. Elle permet d’indiquer aux participants pourquoi ils devraient être là et comment va se dérouler la rencontre.
Si les participants ont le choix de venir ou non, l’invitation leur donne des clés pour savoir ce que leur présence à la réunion va leur apporter et ce qu'eux-mêmes pourront apporter à la rencontre.
Celui qui lance l’invitation à une certaine légitimité à proposer un format particulier. Si c’est le cas, il est intéressant de proposer les règles du jeu en amont en lançant l’invitation.

Clarifier bien votre intention avant de lancer l’invitation. Pourquoi nous réunissons nous ? Quel est le but ? La durée ? La méthode ? Pour que ce soit clair pour les autres, il faut que ce soit d’abord clair pour vous.
Les facilitateurs Art of Hosting (une approche de facilitation de rencontre très reconnue) utilisent beaucoup la notion de check in et de check out (que je traduis par ouverture/inclusion et clôture/séparation).

Le check-in est le moment où les participants s’intègrent dans le groupe et le moment présent pour travailler ensemble autour d’un objectif commun. Ce moment est particulièrement important, car il permet à chacun de se mettre en phase, de s’aligner avec le groupe et d’être vraiment dans ce que l’on fait.

Pour l’ouverture j’utilise la technique de la météo intérieure. Très simple et néanmoins très puissante, cette technique consiste à partager avec le groupe son état d’esprit du moment sous forme de météo.
Quelle couleur de ciel êtes vous aujourd’hui ? Plutôt en mode « grand ciel bleu » ou quelque nuages ? Est ce que vous êtes embrumé parce que vous avez fini un projet très tard la nuit dernière et que vous n’avez pas assez dormi ?


Ce moment d’ouverture/inclusion a deux avantages:
  • il permet à la personne qui parle de « laisser ses bagages à l’entrée », c’est à dire sortir ce qui lui pèse, ce qu’elle peut avoir en tête ou sur le cœur. En verbalisant ce qu’on a en soi et en se sentant accepté on peut ensuite être pleinement dans la rencontre et s’y consacrer entièrement.
  • il permet au groupe d’avoir un contexte pour la discussion. Si je sais que tu n’as pas assez dormi ou que tu as un projet en retard, je comprendrai mieux tes impatiences, signes d’irritation ou ton manque de participation. C’est particulièrement important à distance ou tout un tas de signaux non verbaux ne sont pas présents.

Comme la technique « Souvenir du futur » (voir cet article sur la co-création d’un kit d’évènements co-créatifs) ce format est intéressant car il permet à chacun de partager un peu de sa personnalité tout en gardant un contrôle complet sur ce que l’on livre de soi. On peut ainsi choisir de livrer des choses très personnelles ou bien rester général sans avoir besoin de trop se dévoiler.

Sur les Check in, lisez https://bloculus.com/core-protocols-2-check-in/
Avez vous déjà assisté à une réunion de travail prévue pour durer 2h, mais qui déborde, empêchant de planifier d’autres taches et qui au final fait perdre une demi journée ?
La loi de Parkinson stipule que « Un travail s’étend jusqu’à occuper tout le temps qui lui est imparti ». C’est à dire que si vous planifiez une réunion de deux heures pour un travail, ce travail sera fait en deux heures, même si une seule aurait suffit. Si aucune durée n’est précisée, cela peut durer indéfiniment… Sans aller dans l’excès une certaine contrainte de temps est donc utile et force à avancer et à faire des choix. De plus le fait que tout le monde sache que le temps prévu ne sera pas dépassé augmente la motivation de participer.

Pour la gestion du temps et des cycles de travail j’ai donc adapté la technique Pomodoro pour un travail en ligne.

Dans la technique originale, le temps de chaque cycle est de 25 minutes. En travail en groupe ce temps est bien trop court pour arriver à la fois à se mettre dedans et à produire quelque chose. D’un autre coté, une heure de travail à distance commence à faire beaucoup et au delà l’attention décline. 45 minutes, c’est plus long qu’un Pomodoro classique, mais assez court pour forcer le groupe à faire des choix et devoir être efficace pour avancer.
La pause est un élément important, particulièrement à distance où on est obligé de focaliser attentivement sur l’écoute pour compenser l’absence de contact direct et ou la fixation de l’écran crée de la fatigue nerveuse.

Accepter qu’une pause est un moment à part entière de la rencontre c’est reconnaître que nous ne sommes pas des machines ou des cerveaux sur pattes, mais des humains avec un corps, vivant, avec ses propres besoins, que nous avons une capacité d’attention limitée et qu’il est utile de se laisser un temps libre pour mieux repartir avec l’esprit clair.

Pendant la pause, il est possible d’aller au toilette, boire, fumer une cigarette, marcher, s’étirer, fermer les yeux, …
Les facilitateurs Art of Hosting insistent sur l’importance de bien conclure la rencontre. C’est le moment ou le groupe se sépare et les individus retournent à leur routine. Bien finir permettra de bien reprendre la prochaine fois.
Je n’ai pas encore de format check out précis, mais généralement 5 minutes avant la fin, nous faisons un petit bilan de ce qu’il reste à faire, qui va faire quoi et fixons une date pour la prochaine rencontre.

Sur le check-out, vous pouvez lire https://bloculus.com/core-protocols-4-check-out/
Pad de co-écriture, Google Doc, Mindmap en ligne. Le choix est le votre, mais dans tous les cas il vraiment intéressant d’avoir un outil de prise de note à plusieurs et en direct.

Créer le compte rendu en direct évite d’avoir y revenir péniblement plus tard et permet aussi à chacun de le corriger sur le moment.

Le compte rendu permet ensuite à ceux qui n’étaient pas présents de revoir ce qui s’est passé mais peut aussi servir de fil conducteur entres les rencontres, garder une trace des choses à faire et de qui les fait.

Si au départ il est intéressant de désigner un « scribe » chargé de prendre les notes (avec possibilité de faire tourner le rôle à chaque réunion), pour les groupes « matures » la prise de note collaborative marche généralement bien avec un souvent une ou deux personnes plus à l’aise ou spontanément impliquées dans la prise de note.

Recette du Co-Pomodoro

Invitation
Annoncer clairement intention: but, format, durée de la rencontre

Ouverture
Pour se mettre tous en phase et rentrer dans la réunion, commencer par un tour du cercle, où chacun donne brièvement sa “météo intérieure”. Quelle couleur de ciel êtes vous aujourd’hui ? Plutôt en mode « grand ciel bleu » ou quelques nuages ?

Pomodoro 1
45 min de travail. Un chrono est mis en place. au bout de 45 min, on arrête, même si la discussion était intéressante.

pause
5 min de pause. On se déconnecte, on va chercher un café, on marche un peu, on respire avant de reprendre

Pomodoro 2
45 min de travail, 5-10 min avant la fin on fait le bilan, liste des choses à faire, on fixe la prochaine réunion

Clôture
5 minutes pour planifier la prochaine rencontre, vérifier la répartition des tâches, se dire au revoir.

Fin de la rencontre

D’autres techniques de réunion efficaces en ligne ?

Même si le télétravail existe depuis longtemps on ne trouve pas beaucoup de formats de rencontres spécifiquement adaptés pour des réunions en ligne.

Le Co-Pomodoro, format assez court pour être programmé régulièrement et assez long pour avoir le temps de travail donne un cadre qui facilite une interaction productive.

Cette trame peut être modifié avec vos propres ingrédients. Par exemple, les séquences pomodore peuvent être elle avec un format particulier d’animation, de prise de paroles, de réflexion ou d’action collective.

Si vous connaissez d’autres recettes ou ingrédients pour faciliter la cohésion et le contact à distance tout en minimisant la fatigue liée au fait d’être devant un écran, laissez un commentaire(....Et ou? Ici? Agathe)


> Article initial de Lilian Ricaud


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Écrire collectivement

ecrit collaboratif
Libérant l'écriture de l'univers clos du support imprimé, le Web 2.0 induit une conception profondément différente de l'information. Il est désormais possible d’écrire à plusieurs sur le même document et en même temps ! En cela, le Web 2.0 est un support à la construction d'un savoir collectif.


Le succès rencontré par l'Encyclopédie Wikipédia - bien commun sous licence libre - l'un des dix sites les plus consultés au monde, a ouvert la voie à de nouvelles pratiques d'écriture. Écrite collectivement, cette encyclopédie libre a démontré combien la collaboration était porteuse de qualité et pouvait doter l'écrit d'une plus grande richesse :
  • richesse pour la communauté qui bénéficie de la rencontre de points de vue différents sur un même sujet.
  • richesse pour l'individu qui participe à un projet qui le conduit à élaborer de nouvelles stratégies d’écriture et à se nourrir de nouvelles idées.

Co-écrire, un processus difficile reposant sur la dynamique de groupe


La réalisation d'un écrit collaboratif est le fruit d'un processus souvent jugé complexe et difficile. Dans l'article A Taxonomy of Collaborative Writing... (article en français), Lowry P.B., Curtis A. et Lowry M.R. expliquent cette difficulté par le fait qu'à la démarche d'écriture individuelle (qui a pour fondement, selon eux, la planification, la traduction et la révision), l'écriture collective ajoutent trois niveaux de complexité supplémentaire :
  1. Une complexité intellectuelle
  2. Une complexité sociale
  3. Une complexité procédurale

Ces nouvelles complexités correspondent à trois questions que pose l'écriture collaborative :
  1. Comment mutualiser et harmoniser des connaissances individuelles pour produire un savoir collectif ?
  2. Comment coordonner les membres et leurs différents avis pour mener à bien ce projet ? Comment dépasser les conflits socio-affectifs générés par cet exercice collectif ?
  3. Comment mettre en place une planification et une finalisation commune ?

Au-delà de la dimension intellectuelle et procédurale c'est véritablement la dimension sociale qui constitue la clé de voûte de l'écriture collaborative. C'est à partir de cette dimension que va découler le "bon fonctionnement" du reste de la démarche collective.


Par dimension sociale, on entend la capacité à créer une dynamique de groupe qui va fédérer chaque membre autour d'un objectif commun (la production d'un texte) et au sein duquel chacun va trouver sa place. Une dynamique qui va faciliter au maximum l'implication de ses membres et sans laquelle tout projet coopératif est voué à l'échec.
L'écriture collaborative peut en effet générer des conflits socio-affectifs (points de vue divergents, sentiment d'être jugé etc.) qui peuvent s'avérer difficiles à dépasser.


L'acte de co-écriture nécessite ainsi :
  • Un haut niveau d'interaction réciproque entre les membres alimenté par des échanges fréquents.
  • La prise en compte des différents points de vue, la valorisation des apports de chaque membre à la communauté, l'encouragement de chacun à participer, en gardant en tête cette phrase de Paul Ricoeur « La tolérance n'est pas une concession que je fais à l'autre, elle est la reconnaissance du principe qu'une partie de la vérité m'échappe. »
  • La capacité de l'animateur à réguler les conflits sociaux-cognitifs générés par les idées et natures divergentes.


Le travail de l'animateur de réseau va justement être d'apporter une convergence au sein de la communauté et de créer ainsi une dynamique constructive de travail propice à l'implication de chacun


Trois approches pour réaliser un écrit collaboratif

Réaliser un écrit collectif peut se faire de différentes manières, selon trois niveaux de collaboration :
  • Un membre commence par rédiger un article qui est ensuite modifié et enrichi par un autre membre et ainsi de suite jusqu'à obtenir un document jugé complet par le groupe et faisant l'objet d'un consensus.
  • Une approche plus coopérative que collaborative consiste à ce que chaque membre travaille sur une partie de l'article. Les diverses parties produites sont ensuite reliées entre elles et harmonisées pour former un seul et même article. Une variante à cette coopération consiste à ce que chaque membre, selon ses compétences et ses appétences, effectue une partie du travail. Par exemple, un membre rédige, l'autre corrige, le troisième relit etc.
  • Enfin, l'approche la plus collaborative est peut-être celle qui inclut tous les membres, de la conception à la réalisation de l'écrit, celle où il n'y pas véritablement de distinction de rôle. Chacun participe ainsi aux différentes phases d'élaboration.

Les phases d'élaboration : trucs et astuces pour l'écriture participative


Chaque groupe peut trouver sa propre méthode, celle qui lui correspond. Cependant, pour avoir quelques points de repère, voici quelques trucs et astuces pour initier une écriture participative :

1. Faire vivre une expérience irréversible de coopération

Rien de mieux pour préparer un groupe à la réalisation d'un écrit collectif que de commencer déjà par lui faire vivre une Petite Expérience Irréversible de Coopération (PEIC). Ceci afin de résoudre des points de blocage éventuels, faire naître les premiers échanges et donner du sens à la démarche collaborative. L'une des grandes astuces consiste à utiliser un pad en y mettant du contenu imparfait, à corriger ou comportant de nombreuses fautes d'orthographe. Ce simple fait va pousser instinctivement les personnes, malgré les barrières qu'elles pourraient avoir, à corriger les fautes. Cette astuce est encore plus efficace quand la faute porte sur le nom d'une personne : au souci de l'orthographe irréprochable, s'ajoute l'ego...
Le mal est fait : la personne vit sa première expérience de collaboration !

2. Le brainstorming

Ce premier pas réalisé, une deuxième étape peut être franchie par l'organisation d'un brainstorming collectif c'est-à-dire d'une réunion de collecte d'idées qui permet de rassembler tous les points de vue et les propositions d'écriture du groupe. Cette technique incite les membres à verbaliser les idées, à les confronter entre eux et à les reformuler. Elle stimule en outre la créativité. L'utilisation d'une carte heuristique s'avère très efficace pour recueillir toutes ces données, les hiérarchiser entre elles et offrir une vue d'ensemble.
Le principe est simple : l'animateur fabrique une carte mentale qui reprend les points énoncés par chaque membre et les classe par thème et sous-thème. Projetée à l'écran, celle-ci permet à chacun de voir s'il manque une donnée et d'intervenir ainsi plus facilement. Cela permet de rapidement faire fuser les idées et de prendre en compte chaque point de vue.

3. La rédaction

Une fois ce travail effectué, le groupe est en mesure d'établir un plan de l'écrit à réaliser. A partir de ce plan, le vrai travail de rédaction va commencer. En amont, il peut être utile de tester différentes modalités d’écritures (individuelles ou directement en groupe, dans quel cadre etc.) pour trouver la configuration qui conviendra le mieux au groupe.
La rédaction peut se faire au travers d'outils en ligne qui permettent à chaque membre d'éditer et de modifier le document, d'améliorer le travail commun d'écriture et d'avoir une vision en temps réel de l'état du document.

Pour un petit groupe
Les Pads se prêtent bien à la rédaction en petit groupe. La mise en page reste cependant limitée. Google Document, comme les Pads, permet de rédiger à plusieurs et de manière synchrone ou pas un document en ligne. Toute modification est automatiquement intégrée à l'écrit de base. L'avantage de ce type d'outil est que le travail n'est jamais isolé et que les membres peuvent voir la construction au fur et à mesure de l'écrit et par là-même faire évoluer leurs idées sur le sujet.


Pour un grand groupe
Pour un plus grand groupe, le Wiki peut être une bonne option. Tout comme Google Doc et le pad, il permet de publier instantanément toute création ou modification de page et d'avoir une vue d'ensemble mais possède d'autres options intéressantes. Il offre en effet la possibilité de commenter les pages, d'avoir une mise en page des contenus plus visuelle, de décider du moment de l'édition du travail en ligne et de gérer l'historique des rédactions. Il permet ainsi un travail collaboratif peut-être plus structuré.




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Vous reprendrez bien un peu de wiki ?



Pour l'équipe d'Animacoop, Yeswiki est un outil intéressant car on peut rapidement avoir des résultats sans être un as de l'Internet. C'est pourquoi, tout au long des modules, nous vous proposerons d'expérimenter des fonctionnalités sur vos wikis.


Pour accompagner ce module 3, nous vous proposons de reprendre les menus "1. Modifier le contenu des pages" et "2. Modifier l'apparence générale". Nous prendrons du temps plus tard sur les menus 3 et 4 (sauf si vous préférez avancer à votre rythme et aller fouiller dès maintenant dans ces menus :-)
Chaque sous-menu est un exercice pratique, donc vous avez de quoi faire.

Néanmoins, voici quelques suggestions d'exercices complémentaires :
  • pour être à l'aise avec l'intégration d'outils extérieurs à Yeswiki, vous pouvez revenir sur l'exercice "1.5 Insérer un pad", notamment en insérant le pad de vos accélérateurs de projets dans une page de votre wiki !
    • De la même façon, insérer un Google Docs ou Google Sheet (tableur) peut être bien pratique ! Pour cela, il vous faudra
      • 1- Créer un Google Truc, puis le partager en tant que "lien accessible à toute personne, sans connexion" > voir cette vidéo de Gatien Bataille
      • 2- Insérer dans la page de votre wiki un code du genre
        ""<iframe width=100% height="500" src="https://docs.google.com/spreadsheets/d/1GiDmbPuzXlhds4pPULF40PdnJNvT0ptKpxVocSqIMIw/edit?usp=sharing" frameborder="0" allowfullscreen></iframe>""
        
      • mais bien sûr en remplaçant le lien qui commence par "https://docs.google.com" par le lien de votre Google Truc à vous.

  • pour organiser les menus et sous-menus, vous pouvez essayer de mettre tous les exercices pratiques dans un menu, puis de personnaliser vraiment les menus suivants (à votre projet, à vos envies, à vos vacances...) (
    • tu n'y arrives vraiment pas ? Voici ce que pourrait contenir ta page PageMenuHaut (c'est le nom de la page qui gère les menus et sous-menus) > à copier-coller dans la PageMenuHaut de ton wiki



Exemple d'un Google Sheet intégré dans la présente page wiki






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Annonce
Cette page s'adresse plutôt aux débutant-e-s avec Google Docs.
Pour celles et ceux qui pratiquent déjà Google Docs, vous pouvez juste aller faire une pique de rappel avec la vidéo ci-dessous "Un truc utile pour bien partager".

Google Document et Google Drive

Google Docs est une suite intégrée de bureautique en ligne, gratuite. Elle permet notamment de créer et éditer son travail, de rédiger à plusieurs et simultanément un document (tout en voyant toutes les modifications en temps réel) et de le stocker. En somme, de travailler en ligne de manière efficace et collaborative !

Présentation



Pré-requis

  • Avoir un compte Google
  • Savoir utiliser une suite bureautique (traitement de texte, tableur, présentation)

Avantages

  • Le fait que tous les fichiers soient en ligne permet un partage facile avec les autres. Très bon outil collaboratif.
  • Permet de consulter tous ces documents de n'importe quel poste.
  • Permet d'être sûr que le document consulté est le dernier mis à jour.
  • Dispose de fonctionnalités avancées intéressantes : gestion et diffusion d'un questionnaire en ligne, export d'un document en PDF...
  • Est lié avec l'outil Google Drive, service de synchronisation de fichiers

Inconvénients

  • L'écriture simultanée n'est pas toujours possible
  • Propriété des données et respect de la vie privée : ces 2 questions ne relèvent pas que de l'éthique, et pose l'enjeu d'une entreprise mondiale qui détient les données de plusieurs millions d'individus.

Exemples d'application

  • Comptabilité d'un petit projet sous forme de tableur
  • Écriture d'un rapport à plusieurs
  • Écrire un diaporama en équipe (chacun sa diapo)

Prise en main



Un "truc" utile pour bien partager



Pour aller plus loin


Google Drive

Google Docs n'est plus seulement un outil de co-écriture (texte, tableur...). Couplé avec Google Drive , il est alors possible de synchroniser vos fichiers entre plusieurs ordinateurs, à l'instar d'un Dropbbox.
Avec un seul outil, il est donc possible de :
  • synchroniser des fichiers entre plusieurs personnes, sur leurs ordinateurs (synchronisation et sauvegarde en local, dans les disques durs de l’ordinateur)
  • d'ouvrir l'accès à ces dossiers/fichiers à d'autres personnes, qui peuvent contribuer directement en ligne (pas nécessaire de s'inscrire au service de synchronisation)

Des alternatives libres

Il existe des alternatives libres aux services de la suite Google. Dans ce domaine, le logiciel Owncloud semble être le concurrent le plus solide. Il permet de stocker et partager des fichiers entre plusieurs utilisateurs et permet l'ajout de diverses fonctionnalités. Avec l'extension Documents, il est également possible de rédiger des documents à plusieurs et simultanément, à l'instar de Google Docs. Deux solutions sont possibles pour utiliser ce logiciel :
  • l'héberger directement sur son propre serveur,
  • utiliser un service tiers qui propose des instances d'Owncloud, gratuites, payantes ou à prix libre (Framadrive , la mère Zaclys , ...).


Auteur de la fiche : Emilie Hullo, Outils Réseaux, ajout par le Collectif des Rénovateurs Animacoop


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Pads

Un Pad est un outil en ligne qui permet de prendre des notes à plusieurs personnes simultanément (qui nécessite donc une connexion Internet). Un tchat est généralement associé à chaque page de rédaction.





Classique des premières expériences irréversibles de coopération, le pad peut répondre à différents usages :
  • Prise de notes collaboratives dans une réunion. Les conséquences sur les rapports de domination dans un groupe sont importants, cet usage contribue à faire "bouger les lignes".
  • Prises de notes entre partenaires à distance en couplant le pad avec un outil de visioconférence. Cependant, il n'est pas toujours aisé de partager son attention et son écran pour deux applications.
  • Suivi en direct de l'avancée d'une réunion, avec possibilité de poser des questions dans l'espace "tchat".

Avantages

  • Le grand classique des premières expériences irréversibles de coopération.
  • Très très simple d'utilisation, toute participation est directement visible par les autres, beaucoup de possibilités d'export, permet une co-rédaction en synchrone, "WYSIWYG" (la mise en page se fait comme dans un traitement de textes classique).
  • Les notes prises sont plus complètes.

Inconvénients

  • Créer un pad directement à partir de la barre d'adresse du navigateur peut constituer un obstacle méthodologique important.
  • Limité à 16 connexions simultanées
  • Selon la qualité de la connexion Internet, l'expérience peut être totalement contre productive

Comment créer un pad ?

Etherpad est un logiciel libre qui permet de créer des pads facilement. Il est possible de l'installer directement sur son serveur ou d'utiliser des versions déjà en ligne de ce service (gratuites ou à prix libre) :

Pour aller plus loin

MyPads est un service de Framasoft qui propose à chaque utilisateur une interface pour accéder à ses pads personnels. Il permet également la création de pads à accès restreint, protégés par des mots de passe personnels et dont l'accès est réservé aux membres d'un groupe.


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Utiliser les Wiki pour écrire collectivement


Définition "Wiki"
"Wiki" signifie "rapide" en Hawaïen. Les Wiki sont des sites Web que l'on peut modifier de façon simple, rapide et interactive, sans connaissance technique et, la plupart du temps, sans avoir besoin d'utiliser un identifiant et un mot de passe.
Voir la définition dans Wikipédia

Les différents outils wiki

Yeswiki

Description : Yeswiki est une version customisée d'un autre moteur de Wiki : Wikini. L'équipe d'informaticiens d'Outils-réseaux a développé des extensions pour faciliter la coopération : simplification de la saisie, personnalisation de l'interface graphique...
Avantages : Les nouvelles fonctionnalités offertes par les extensions offrent de multiples possibilités coopératives.
Inconvénients : Les extensions "tools" ajoutent aussi de la complexité : il faut veiller à ne les ajouter que lorsque le groupe est suffisamment mature.
Bac à sable : Des espaces de test ou fermes à wikis sont mises en place par plusieurs structures pour se familiariser avec l'outil la ferme Animacoop

Exemples d'utilisation


Documentation pour découvrir, personnaliser et/ou installer Yeswiki

Un seul lien à mettre dans ses marque-pages : https://yeswiki.net/?DocumentatioN

Mediawiki

Description : MediawIki est le moteur de wiki le plus connu. Et pour cause ! Avec Wikipedia comme égérie, tout le monde connaît, même sans le savoir, ce logiciel libre qui permet la co-rédaction !
Avantages : Il dispose d'une grosse communauté de développeurs. Il est bien connu et utilisé dans des contextes différents : il y a donc de la documentation, des exemples...
Inconvénients : Pas très simple d'utilisation, ni à installer-configurer, il ne permet pas aisément de personnaliser la mise en page. Il n'est pas possible, dans la version de base, d'intégrer des éléments extérieurs (widgets, iframe) ce qui limite l'interopérabilité avec d'autres systèmes.

Exemples d'utilisation


Documentation Mediawiki

Ce cours s’appuie sur les fiches d'Outils Réseaux.

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Exercices pratiques sur le wiki : on lâche rien ;-)

Pour agrémenter votre module 5 sans l'alourdir, nous vous proposons 3 petites manipulations à tester sur vos wikis :

1/Revenir en arrière / remettre une version précédente

Un wiki, c'est parfois mieux que la réalité, car on peut annuler une mauvaise manipulation : on peut revenir en arrière !
Dans le menu "3- Gestion des pages", de vos wikis, vous trouverez comment revenir à la version antérieure d'une page (sous-menu "ré-éditer une version précédente")

A noter : cette fonctionnalité est également un argument pour dédramatiser la 1ère contribution : "n'aies pas peur, même si tu écris ou fais n'importe quoi, on pourra toujours revenir en arrière"

2/ Supprimer une page

Ca peut être parfois utile. Et vous trouverez comment faire dans ce même menu "3- gestion des pages"

3/ Personnaliser vos menus

Très peu d'entre vous l'ont fait, donc je redonne ici la consigne du module 4
  • pour organiser les menus et sous-menus, vous pouvez essayer de mettre tous les exercices pratiques dans un seul menu, puis de personnaliser vraiment les menus suivants (à votre projet, à vos envies, à vos vacances...) (
    • tu n'y arrives vraiment pas ? Voici ce que pourrait contenir ta page PageMenuHaut (c'est le nom de la page qui gère les menus et sous-menus) > à copier-coller dans la PageMenuHaut de ton wiki


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Conseils pour prolonger l'espérance de vie d'un·e animateur·ice


1- clarifier son rôle et sa posture


image Participatif_Animateur.jpg (0.2MB)
Illustration sous licence Creative Commons By-SA | Auteure : Esper


Le rôle clé de l’animateur

Même si une animation est très bien préparée, il est difficile de prévoir les imprévus ! L’animateur (et les organisateurs si ce rôle est dissocié) doit être à l’écoute des échanges et des dynamiques pendant le déroulé de l’animation et doit savoir rebondir s’il sent qu’une animation “ne prend pas” ou que des tensions ou dynamiques sous-jacentes doivent être traitées avant de rentrer dans la thématique du jour. Ces tensions devront être, autant que possible, anticipées en amont de la réunion et intégrées dans le processus et le déroulé de la rencontre.

Enfin, le dernier élément clé d’une bonne animation est la validation des échanges par le groupe, avant de se quitter : cela demande pour l'animateur des capacités à repérer les données essentielles dans les échanges et à les synthétiser pour les rendre claires à l’ensemble du groupe et enfin à les faire valider. Le compte-rendu reprendra donc les éléments de cette validation.

2- vérifier son matériel : la mallette de l'animateur

image photo_mallette.jpg (3.4MB)
La malette de l'animateur
Les feuilles A3 ou le papier affiche
Les feuilles A3 ou le papier affiche (feuilles mobiles pour chevalet ou «paper-board») sont utilisés pour identifier les éléments clés de discussions, les décisions, les tempêtes d’idées. Leur grand format permet d’y écrire gros et ainsi d’être visible pour l’ensemble des participantes et participants.
Afin de maximiser leur utilisation, il est conseillé de coller les feuilles sur les murs tout au long de l’animation. Comme les paroles s’envolent, ceci permet à l’ensemble des participantes et participants de suivre l’évolution de la réflexion collective.

De la pâte à fixe
À tout moment, il peut être utile de coller du papier au mur dans le but qu’il soit vu par l’ensemble des participantes et participants.

Des marqueurs
Lisibles plus facilement par l’ensemble des participantes et participants que les stylos ou les crayons à mine.

Des post-it et pastilles de couleur
Les feuillets Post-it et les pastilles de couleur peuvent bien entendu servir à de nombreux usages. Différentes grosseurs et couleurs peuvent être utilisées. De plus, les Post-it peuvent servir à y inscrire des éléments-clés. Les usages les plus fréquents lors d’une rencontre collective sont les suivants :
  • Demander aux participantes et participants de prioriser des éléments-clés écrits sur du papier-affiche en allant coller un ou des Post-it sur les éléments qu’ils jugent les plus importants.
  • Utiliser des Post-it de différentes couleurs en leur donnant une signification afin de caractériser des éléments (écrits préalablement sur du papier-affiche).


3- Se construire une "mallette 2.0"

Cette mallette de base peut être transposée en outils numériques. Plus légère cette mallette 2.0 peut néanmoins parfois être plus difficile à mettre en œuvre!
image photo_mallette_20.jpg (3.6MB)
La mallette 2.0

Conseils
  • Il est indispensable de s'assurer au préalable de la qualité de la connexion Internet.
  • Il est nécessaire d'avoir déjà testé les outils et de bien les maîtriser pour pouvoir les utiliser en direct et être à l'aise avec eux.

Le vidéo projecteur

Outil indispensable pour suivre l'évolution de l'animation.

Murs de post-it en ligne

Il existe plusieurs outils qui permettent de créer des espaces d'affichage des travaux d'un groupe, de façon à remplacer les feuilles A3, les post-it et les marqueurs.
  • Les cartes mentales que vous pouvez remplir au fil de la discussion. Des logiciels comme Freeplane , à installer sur son ordinateur, permettent de travailler hors ligne.
  • Des tableaux virtuels qui permettent de coller ou d'épingler des notes ou des post-it

Padlet
Cet outil fournit un mur blanc sur lequel vous pouvez coller ce que vous voulez ou vous voulez (texte, images, vidéo). Le mur peut-être public ou privé et peut-être complété et modifier par plusieurs utilisateurs.
Voir l'outil .

Scrumblr
Cet outil reproduit à l'écran un tableau blanc sur lequel on peut coller des post-it en couleur et les positionner ou l'on le souhaite, du bout de la souris.
Voir la version officielle ou la version Framasoft .

Clé USB

Une clé USB contenant les documents d’animation peut toujours être très pratique en cas de défectuosité technique ou autres imprévus.

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Organiser un événement participatif… en 4 étapes

Comment envisager la « participation » à toutes les étapes d'un événement ? Quelles méthodes et quels outils peut-on utiliser pour faire d'un événement un bien commun ?

Remarque
Le déroulé ci-dessous n'est pas une méthode pas-à-pas (qui n'existe évidemment pas), il montre simplement le champ des possibles. Dans la réalité, vous ne pourrez/devrez sans doute pas être "en mode participatif" à toutes les étapes de votre événement.

Bien avant : concevoir l'événement

Le but de cette étape consiste à :
  • imaginer les possibles,
  • réunir les organisateurs,
  • resserrer le champ des possibles peu à peu pour aller vers l'opérationnel.

L'enjeu est d'ouvrir sincèrement l'organisation de l'événement, c'est-à-dire que tout individu ou toute structure ayant envie de rejoindre les organisateurs initiaux doit pouvoir le faire (y compris si cela apporte des avis différents des initiateurs !). Afin de réguler les tensions et conflits, il sera peut-être nécessaire de co-écrire une charte qui énonce clairement les valeurs et les règles de la « communauté d'organisateurs ».

Deux cas de figure :
  • un événement co-organisé dès le début par un collectif (de personnes et/ou de structures) : l'enjeu consiste ici à faire converger peu à peu les intérêts du groupe et à trouver les méthodes et outils adaptés au travail collectif de ce groupe.
  • un événement récurrent initié par une structure, qui souhaite s'ouvrir sur un collectif d'organisation plus large. Cette ouverture se fait progressivement année après année, au fil des éditions de l'événement. L'objectif est alors d'abaisser les barrières à l'entrée de nouveaux co-organisateurs : rendre visibles les éditions précédentes, rendre accessibles les dates de réunions et les outils de suivi des tâches à faire (compte-rendus, tableau kanban), avoir une liste de discussion ouverte à toute personne intéressée...

Outils adaptés à cette étape
Faire émerger de nouvelles idées Brainstorming : Scrumblr , Méthode "Souvenirs du futur"
Partager les compte-rendus Notes partagées en direct : pad
Partager les compte-rendus sur invitation (stockage et synchronisation de documents) : Dropbox , Hubic, Google Drive, Framadrive
Partager les compte-rendus sans connexion préalable : wiki, site web
Faciliter les échanges hors-réunion Liste de discussions : Google Groupes, Framalistes
Faciliter l'accès aux réunions Ordre du jour co-construit : pad
Visioconférence pour les participants éloignés : Skype, Google Hangout, Framatalk
Planifier, organiser un retroplanning Outils de gestion de projets : Trello , Framaboard , Wekan
Agendas partagés : agenda intégré à un wiki, Google Agenda

Avant : faire connaître l'événement, communiquer

Au cours de cette étape, il s'agit de :
  • faire connaître l'événement,
  • générer le « buzz » social.

Le collectif d'organisateurs constitue en lui-même un outil de communication : les personnes ou structures qui le composent sont autant de relais de communication très impliqués durant cette phase.
En plus du traditionnel plan média (radio, presse, ...), deux types d'outils principaux sont à animer pour cette étape :

1) Les Réseaux sociaux

Facebook :
  • créer un « événement » facebook, où tous les co-organisateurs invitent leur « amis »
  • faire vivre cette page « événement », avec 2 publications par semaine (en alternant par exemple un post fun et un post sérieux, ou des post sous forme de questions qui renvoient vers le site web...)
Twitter : créer un hashtag dédié à l'événement
Linked In ou Viadeo : créer des événements professionnels
Instagram, Pinterest ou Flickr : pour partager ses photos


L'animation des réseaux sociaux peut devenir rapidement chronophage. Répartissez-vous l'animation entre co-organisateurs ou sélectionnez les réseaux sociaux qui vous semblent les plus adaptés à votre public et à votre communication.

2) Un site Internet « gare centrale »

C'est l'espace qui concentre toutes les informations. Il vise à :
  • donner les informations de bases
    • dates et lieu
    • programme détaillé
    • détails pratiques : carte interactive qui montre la localisation de l'événement, ainsi que les transports alentours (accès, covoiturage)
  • mettre en place une inscription qui incite au « tous participants »
    • inscriptions et tarifs, avec un formulaire en ligne
  • poser des questions annexes :
    • chacun donne trois motivations à s'inscrire à cet événement (cela pourra servir à générer des nuages de mots clés affichés durant l"événement)
    • chacun propose trois mots clés à la thématique de cet événement
    • chacun cite deux références bibliographiques qu'il recommande
    • Indiquez ce que vous pouvez avec les autres participants sur cette thématique (pépites, initiatives positives, problématique particulière...)
  • initier un espace d'offre/demande, (voir la Fiche de la Maison des biens communs éphémères )
    • ce que chacun peut partager avec les autres participants ?
    • ce que chacun est venu chercher sur cet événement ?

Ces questions seront notamment utiles si on prévoit un temps de barcamps durant l'événement.


Barcamp
C'est une rencontre, une non-conférence ouverte, qui prend la forme d'ateliers-événements participatifs où le contenu est fourni par des participants qui doivent tous, à un titre ou à un autre, apporter quelque chose au Barcamp.
C'est le principe « pas de spectateur », « tous participants ».
Source: https://fr.wikipedia.org/wiki/BarCamp

Dans l'idéal, ce site Internet reprendra les publications des réseaux sociaux (reprise du fil Twitter, remontée des publications Facebook, partage des photos postées sur Instagram...)

Outils adaptés à cette étape
Réseaux sociaux Facebook : événement à créer, y inviter le plus d'amis possible, animer la page de publications régulières
Twitter : définir un hashtag dédié, et commencer à envoyer des tweet qui donne envie d'aller voir le site Internet
Réseaux sociaux professionnels : Linkedin ou Viadeo
Site Internet « gare centrale » Outil souple type Worpress , SPIP ou Yeswiki
Questionnaire intégré : Framaform , LimeSurvey , Google Form sous forme « d'embed », questionnaire bazar directement intégré dans Yeswiki ou extensions sous Wordpress
Pour créer un nuage de mots-clés : wordle , tagcrowd


2 exemples inspirants
Les rencontres MOUSTIC (Mise en Œuvre des Usages Sociaux des TIC) sont une iniative de l'association Outils-Réseaux à l'origine. Au fil des éditions, le collectif d'organisateurs s'est élargi et Outils-Réseaux s'est effacée.
L'événement Co-construire illustre aussi parfaitement un événement participatif à toutes les étapes.

Pendant : le(s) jour(s) J !

À cette étape il s'agit de rendre l'événement participatif :
  • en présence : animation participative, possibilité d'interagir (ateliers ou conférence)
  • à distance : retransmission, interaction à distance

Susciter de la participation en présence

En complément (ou en remplacement) de conférence plénière, on pourra recourir à des animations participatives :
  • Jeux coopératifs et brise-glace pour mieux se connaître (peuvent fonctionner avec plusieurs dizaines de participants). Vous trouverez plusieurs boites à outils dans le module 7 également.
  • Ateliers . On choisira des formats d'ateliers adapté à l'objectif qu'on s'est donné. (dans le présent module 7, voir la page "Conseils pour prolonger l'espérance de vie d'un·a animateur·ice"). Par exemple, des « barcamp » permettront aux participants de découvrir de nombreux projets/méthodes (voir détails sur l'organisation d'un barcamp sur le wiki de MoviLab ), alors que des « Accélérateurs de projets » permettent de débloquer un projet en organisant l'intelligence collective du groupe. Voir la partie « Pour aller plus loin » pour découvrir d'autres formats.
  • Temps « off », pauses et autres moments informels . Il s'y passe toujours beaucoup de choses, de nouvelles idées, de mises en réseau… autour d'un accueil café-gâteaux. À ne pas négliger !
On veillera à ne pas oublier les personnes qui ne sont pas intégrées dans les réseaux et qui risquent de trouver ces pauses ennuyeuses et/ou improductives. A cet effet, on peut afficher un trombinoscope sous forme de carte (le même que le formulaire d'inscription), ou encore des « avis de recherche » pour s'échanger des services et compétences (Voir un exemple avec la Fiche de la Maison des biens communs éphémères )

Susciter de la participation à distance

On cherche ici à permettre aux personnes qui n'ont pas pu faire le déplacement de participer malgré tout à l'événement. Évidemment, ces outils seront aussi utilisés par les participants présents physiquement !

Sur le site Internet « gare centrale », on intégrera plusieurs outils :
  • Retransmission vidéo des conférences en plénière. Deux cas de figure peuvent apparaître :
    • un événement de grande ampleur avec de nombreux participants. On fera une captation vidéo en direct, soit pour retransmission live, soit pour montage post-événement et on pourra utiliser des solutions d'hébergement en ligne : Ustream , Live Stream .
    • un nombre de participants plus restreint. On peut alors envisager une visioconférence classique, avec interaction audio/vidéo entre les participants en présentiel et les participants à distance. Voir le cours sur les outils audio et visio pour les solutions techniques.
  • Proposer un espace de prises de notes collaborative (pad)
  • Interaction via des messages courts : le « tweetwall » est souvent utilisé. Cet espace concentre tous les messages dans lequel apparaît le hashtag dédié à l'événement, défini dans la seconde étape.
  • Partage en direct de photos et vidéos : exemple de Instagram, Pinterest ou Flickr décrits dans l'étape 2.

Remarque : les conditions de mise en ligne des documents, présentations, images... doivent être clairement annoncées :
  • Les intervenants acceptent-ils que leurs écrits soient diffusés sur le site ?
  • Les intervenants et les organisateurs acceptent-ils que ces écrits soient publiés sous licence Creative Commons ?
  • Les participants qui partagent des photos acceptent-ils d'apposer la licence Creative Commons sur leur œuvre ?

Trucs et astuces (valable à distance et en présence)

Prévenir les participants que l’ensemble des présentations seront mises en ligne sur le site quelques jours à quelques semaines après le séminaire. Cela permet d'éviter que les gens ne passent leur temps à écrire durant les présentations et... n’écoutent plus le contenu !

Les animateurs effectueront des synthèses le plus régulièrement possible au cours du séminaire, quasiment en direct selon la nature des débats, leur complexité, et les moyens informatiques (vidéoprojecteur avec logiciel Free Mind, par ex.). Là encore, cela permettra au public de s'attacher à écouter, à réfléchir et à débattre, plutôt qu’à fixer par écrit les paroles des intervenants.

Après : évaluer et collecter la mémoire

Dernier temps fort de l'événement, il s'agit de :
  • Évaluer via l'envoi
    • à tous les participants : un questionnaire en ligne pour recueillir leurs avis, satisfactions et autres retours.
    • aux participants intéressés pour s'impliquer dans la prochaine édition : inscription à une liste de discussion mail et/ou une date de réunion « débriefing » à venir.
  • Partager : on continuera la collecte de photos et autres notes/retours sur l'événement, afin de transformer le site « gare centrale » en un site « mémoire de l'événement ».



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Padlet


Padlet est un outil en ligne qui vous permet de créer et de partager un mur de messages, un tableau blanc virtuel, mais aussi de pouvoir y créer des cartes mentales ou conceptuelles.

Il peut être utilisé en mode post it ou bien organisé sous forme de colonne.
Il est beaucoup utilisé dans le cadre de classe inversées, de formation où son usage est souvent mise en commun de travaux de groupe.

Chaque mur peut contenir autant de notes que vous le souhaitez et possède une URL unique que vous allez pouvoir partager .
En vous inscrivant sur le site, vous allez aussi pouvoir gérer les autorisations données aux utilisateurs et visiteurs de votre mur. Vous pourrez ainsi décider de ne permettre que la consultation du mur sans autoriser aucune modification. Mais vous pouvez aussi et c’est bien sûr le plus intéressant permettre à un groupe d’enrichir collectivement un tableau.

La mise en forme en "étagère" permettant de regrouper des informations par colonne est trés utile pour faire :
  • un suivi de projet simple type kanban : à faire, en cours, fait…
  • un lieu unique d'informations sur un projet ou une structure
  • avec des rubriques ; accueil, agenda, actualités, liens utiles, etc.

Exemple d'usage pour "se délester" : lien vers un tableau de type liste des choses à faire
Exemple d'usage pour "proposer un lieu, un carrefour de projet", une "gare centrale" : lien vers le tableau

Points forts de l'outil

  • Possibilité de mettre des liens vers des images, des vidéos, des liens url
  • On peut contribuer sans devoir créer un compte (si le padlet est bien paramétré dans "partage")
  • on peut ajouter des commentaires ou des votes sur les cartes déjà postées.

Lien vers l'outil

https://padlet.com

Lien vers les tutoriels vidéo (anglais uniquement)

https://www.youtube.com/channel/UC9YVlt7eSTTYOFNw0kyJhiA/videos


Fiche écrite par Célia Goncalves, mis à disposition sous licence CC-By-SA sur Interpôle .


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L'outil collaboratif idéal... n'existe pas !


Lorsque l'on souhaite mener un projet de manière collaboratif, on peut être tenté de rechercher l'outil idéal, déjà pensé par d'autre et calqué sur nos besoins. Voici quelques éléments pour vous expliquer pourquoi l'outil collaboratif par essence n'existe pas et en quoi effectuer un choix éclairé en la matière est indispensable pour éviter les déconvenues.

L'outil, un pharmakon

La première chose à toujours avoir en tête, c'est que l'outil n'est qu'un outil. Il faut comprendre par là qu'il n'est pas animé d'une énergie propre : le stylo sur la table est une nature morte.

Dans des mains humaines, il va transmettre l'intention de son utilisateur.ice et pourra faire :
  • ce pourquoi il a été conçu - le stylo écrit
  • ce pour quoi il a été détourné dans un sens - le stylo devient le tuteur d'une plante
  • ce pourquoi il a été détourné dans un autre sens - le stylo est démonté pour servir de sarbacane afin de mitrailler les formateur.ices

Bernard Stiegler (Ars Industrialis) décrit ainsi l'outil comme un pharmakon portant en lui trois propriétés faisant de l'outil à la fois :
  • Un remède vecteur d'émancipation,
  • Un poison source d'asservissement et
  • Un bouc émissaire qui camoufle les causes réelles de potentiels dysfonctionnements


L'exemple de Trello

Trello est un service en ligne de gestion des tâches. Il permet par exemple de lister certaines tâches en les rendant visibles à d'autres personnes, d'affecter des tâches à soi et aux autres, etc. À priori ses fonctionnalités peuvent en faire l'outil idéal pour mener un projet de manière collaborative.

Reprenons la notion de pharmakon avec cette exemple :
  • Trello le remêde : dans une association d'éducation populaire, chacun a vu sur l'ensemble du tableur, chacun va voir ce qu'il reste à faire le matin, s'attribue lui même une tâche pour la journée, signale aux autres lorsque c'est fait et leur communique où retrouver toutes les informations. Personne n'imagine fonctionner autrement tellement c'est idéal !
  • Trello le poison : un nouveau manager débarque dans l'entrepôt logistique. Afin de mieux asseoir son autorité et de contrôler chaque minute de temps des salariés il utilise Trello. Le matin les salariés doivent s'y connecter pour consulter les tâches qui leurs sont assignées. Seul le manager peut agir sur l'outil, les salariés ne pouvant que regarder les tâches qui leurs sont attribuées. Tout le monde peut voir ce que les autres font ce qui est générateur de jalousie, de conflit et de sentiment de surveillance permanent.
  • Trello le bouc émissaire : dans une grande entreprise coopérative, Trello est utilisé pour se répartir les tâches sauf que tout le monde ne prend pas le temps d'y aller. Michel n'a pas réussir à s'inscrire puisque les mails vont dans les spams. Yves trouve que le fond d'écran vert c'est pas super génial niveau karma spectral. Au final rien ne va plus mais c'est la faute de l'outil. Pas de l'incapacité du collectif à accompagner Michel sur sa boite mail. Pas dans l'incapacité du collectif à valider leurs besoins et à faire des concessions sur le fond d'écran. Pas dans l'incapacité du collectif à poursuivre l'usage de son tableau blanc mis à jour à chaque pause café, parce que franchement c'est pas assez chouettos quand on fait d'ans l'innovation sociale coopérative et disruptive.


Faire le deuil de l'outil qui collabore

L'outil ne collabore pas, c'est un groupe humain qui décide de collaborer, qui apprend à le faire et qui finalement choisit ses outils. Seulement alors, les outils deviennent collaboratifs, mais ne le sont jamais par essence.

Cela pourrait paraître décevant, mais c'est finalement rassurant car l'outil que nous souhaitons pour collaborer sereinement est convivial : c'est l'outil qui nous permet de travailler au gré de nos envies dont nous voulons, pas celui qui travaille à notre place sans nous consulter et encore moins celui qui nous travaille. Pour aller plus loin sur la notion de convivialité (au sens d'Illitch), consultez la fiche dédiée .

Co-élaborer le cadre d'usage des outils

Formuler les usages

L'outil collaboratif est donc à construire, et il est le fruit d'un choix négocié entre les différents univers culturels de ses utilisateurs. Utilisateurs, financeurs, webmaster et autres parties prenantes vont devoir se mettre d'accord et faire chacun des compromis entre la situation idéale et celle que chacun est à même d'accepter.

Pour que l'outil s'approche au mieux des besoins réels, il est conseillé d'en décrire le plus précisément possible les usages attendus. Cela permet de formaliser précisément la nature du besoin sans se laisser influencer par des possibilité techniques déjà connues, des vieux codeurs qui rechignent à changer leurs habitudes ou des peurs irrationnelles d'utilisateurs qui pourraient peut-être être formés. Pour faciliter la définition des usages liés outils, trois choses peuvent aider :
  • Se mettre en tête qu'il existe une solution technique pour quasiment tout usage. la technique est en effet souvent un faux problème.
  • Formuler son usage à l'aide de la phrase "En tant que... je souhaite que... afin que..."
  • Définir les contextes de ces usages à l'aide d'un tableau à quatre entrées : Synchrone / Asynchrone et Présentiel / Distanciel. un tableau blanc peut parfois suffire alors même qu'on y aurait pas pensé !

image ccbysa_cyrillegiquello_espacetemps.png (59.6kB)
Illustration des contextes d'usages liés à différents outils - CC by SA - Cyrille Giquello

Choisir l'outil correspondant à ses usages

Une fois les usages attendus formalisés, l'outil peut enfin être choisis. Vous en trouverez un certain nombre parmi ces fiches , que vous pouvez trier par usages.
Vous devriez alors pouvoir effectuer des choix éclairés en la matière pour placer l'outil au service de vos usages.


Définir des règles d'usage

Il s'agit ici de traduire les usages formulés pour l'outil en des termes concrets qui correspondent à ses conditions d'usage optimales dans le contexte. On peut ici préciser un certains nombres d'éléments :
  • Les rôles associés à l'outil : qui l'administre ? qui l'utilise ? qui y a accès ?
  • Les éléments liés à la confidentialité : comment sont utilisés les données ? Qui peut consulter les informations qui y transitent ?
  • Comment l'utiliser efficacement : à quel moment notifier par mail ? Combien de message ais-je droit d'y poster ? À quelle fréquence dois-je m'y connecter ?

Ces règles d'usage sont indispensables car c'est à travers elles que l'outil, s'il est convivial, s'adaptera réellement aux usages formulés par le collectif. Sans ces règles d'usage, impossible de paramétrer de manière adaptée l'utilisation de l'outil.

image liste.jpg (0.3MB)
Lien vers: https://interpole.xyz/?UsageArtefacts
Je veux un exemple !

Ritualiser la remise en question du cadre d'usage

Le cadre d'usage fixé un moment donné va nécessairement devenir obsolète avec le temps aussi, et afin de ne laisser nos fonctionnements être immobilisés par les usages du passé, il faut ritualiser des temps de remise en cause de ces règles. Il s'agira dés lors d'un processus itératif qui s'améliorera et s'adaptera en continue en s'appuyant sur chaque nouvelle expérience positive ou négative.

Pour réinterroger, certains moments peuvent être particulièrement adaptés : les assemblées générales, les premières réunions de conseils d'administrations, les réunions d'équipes, la rentrée scolaire, etc. Lors de ces moments il convient de ré-itérer le processus d'outillage dés la phase d'expression des usages, ce qui peut potentiellement nous amener à changer d'outil. Il ne faut en effet pas hésitez à faire un bilan des vécus des uns et des autres vis à vis des outils expérimentés ou de besoin non remplis par les outils en places.

Rendre visible le cadre d'usage

Une fois défini, le cadre d'usage ne sera utile que s'il est communiqué, lisible et facilement accessible. Cela peut se faire en l'affichant dans l'espace commun, en l'intégrant à la page d'accueil ou à travers la mise en place d'une gare centrale (voir la fiche dédiée ).

On peut alors espérer...

Si l'on prend le soin de rendre conviviaux les outils que l'on utilise, notamment lorsqu'ils sont numériques, nous pouvons espérer sans trop nous tromper qu'ils nous permettent :
  • De rester en lien même à distance
  • De produire localement des connaissances rendues disponibles mondialement
  • Nous organiser collectivement à un très grand nombre
  • Générer des métissages à même de relever de manière non violente les défis qui se posent à l'humanité
  • De bien vivre, dés maintenant

Mais n'oublions pas...

Nous finirons sur les outils comme nous avons commencé : l'outil collaboratif n'existe pas, c'est un groupe humain qui décide de collaborer. Si nous souhaitons mieux agir collectivement, c'est donc nos capacités individuelles et collectives à le faire qu'il faut développer.


Contenu en CC-BY-SA, auteurs : Outils réseau, laurent Marseault, Romain Lalande (Source de cette mise en mots : carte mentale de Laurent Marseault)


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