Techniques d'animation de réunions

Resp : Laure


Je pose dans un premier temps comment on pourrait organiser cette corbeille.
Merci Marie-Pierre pour cette contribution, je me suis permise de réorganiser la page.

Eléments des groupes de co-développement :
Prise de note à plusieurs grâce à un typewith.me
Visualisation de la prise de note par projection
Récolter les avis sur une carte heuristique (ou ça va ça ???)
Organiser des temps de travail ensemble en petit groupe
Restitution du travail du petit groupe au grand groupe

1) Des définitions, présentation des différents types de réunion ; quelle réunion pour quoi faire ?

A votre avis, est-ce que ce paragraphe est utile ??? (Laure)
(Rémy)
Une réunion de travail pourrait avoir trois objets:
- échange d'information, inter-connaissance
- débat, argumentation, négociation
- prise de décision, vote
Lors de la présentation et de l'actualisation de l'ordre du jour, il est important de préciser l'objet de chaque point selon ces trois niveaux d'action.
un paragraphe, c'est trop. Il faut peut-être l'intégrer dans un autre chapitre

2) Méthodes concernant toutes les phases de la réunion :

a- avant :

•  Faire se rencontrer les membres (dixit expérience Marie-Pierre) du coup, faire une réunion "rencontre" avant la réunion sur le projet
•  Définir l'objectif, la thématique, les points importants à aborder
•  Fixer une date : Doodle
•  Définir quels outils seront utilisés. S'il s'agit d'une réunion à distance, il est fortement conseillé d'utiliser lesdits outils en présence de tous les participants au préalable (dixit Jean-Michel Cornu)

b- pendant :

Réunions en présence
* Projeter la prise de note
* Type with me : prise de note partagée. Donner l'adresse aux participants qui ont un ordinateur (en présence). De suite, la prise de note devient collective et non plus seulement faite par une personne.
* Utiliser d'autres outils que les TIC : post-it
=> Les outils TIC et non-TIC peuvent tout à fait se combiner (cf. expérience Elisabeth)
Réunions à distance

•  Animer seul
•  Animer à plusieurs, comment se fixent les règles communes ? Peut-être définir un co-animateur, et du coup, préparer ensemble la réunion avant le jour "j"

c- après :

Synthèse réalisée par une personne ou partagée :
Outils : FreePlane

?

Si la réunion concerne un petit groupe de travail, faire une restitution au grand groupe.

3) Les différents types d'outils pour animer la réunion

Adapter l'outil à l'âge du groupe

Outils TIC

•  Etherpad
•  Free Plane

Outils "non TIC"

Mélanie

Voir sa contribution dans la corbeille "Démarrer" "La première réunion" (Elisabeth)

Rémy

• Guide pour traiter les participants *

Elisabeth
Combiner post-it, mindmapping et wordle


Groupe : Laure, Clarisse, Bertrand, Elzbieta, Carole
Prendre les notes pour le compte-rendu à plusieurs (grâce à un typewith.me par ex.) et la projeter pour que tout le monde puisse se l'approprier.
Rendre visible et capitaliser les informations sous différentes formes : Récolter les avis sur une carte heuristique
Organiser des temps de travail ensemble en petit groupe
Restitution du travail du petit groupe au grand groupe

4) Un paragraphe "expériences" où on pourrait mettre les réussites et les loupés de chacun.

Marie-Pierre
La première réunion du réseau associatif local (centre Herault) a montré des aspects à ne pas négliger : nous avions défini les points importants à aborder càd besoins et moyens concrets de chacun pour avancer dans la mutualisation, et il se trouve que chacun à parlé ... de lui même, sans répondre à la question posée.
Il y a des étapes avant d'atteindre l'objectif, les membres du groupe avaient besoin de faire connaissance avant d'entrer en relation d'échange avec les autres... lors de la deuxième réunion.

Elisabeth
Notre réunion devait mettre à plat les objectifs de notre groupe. Nous avons combiné la méthode des post-it et le mind-mapping en répondant à un questionnaire (rédigé par moi-même puis discuté/modifié au téléphone avec l'une des membres du groupe) par des mots-clés que nous avons placés sur le mur façon "carte heuristique".
Notre carte est un peu sommaire (peu de branches et encore moins de sous-branches), car nous avons eu peu de temps pour l'affiner, mais la méthode est vivante et participative et, pour finir, satisfaisante visuellement (j'ai pris des photos pour en faire profiter une personne absente).
Le travail de dépouillement sera un peu long, car il faut que je saisisse l'ensemble des mots-clés dans un logiciel de mind-mapping, pour préparer un travail d'analyse qui reste à faire. Comme nous devons faire ce travail à distance, l'idéal serait d'ailleurs de trouver un logiciel de partage de mind-map.
Pour finir, je vais profiter de tous ces mots-clés pour créer un joli wordle, qui constituera une image "souvenir" de la réunion.
Rémy
N'ayant pu participer au deux dernières réunions Flashmeeting, j'ai beaucoup apprécié de pouvoir les visionner a postériori. Cela a été très enrichissant pour moi car j'ai pu revenir en arrière, avoir le temps pour prendre des notes, sauter les passages moins denses en contenu, revenir sur ceux où la parole se passionne et s'emballe. En bref, outil un peu froid en 1ère utilisation, Flashmeeting s'avère précieux pour "poser" une réflexion et construire ensemble, en favorisant les timides et en bridant les bavards.

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