Rédiger collectivement un article

Retour d'expérience sur la rédaction collective d'articles parus dans la newsletter Outils Réseaux, en décembre 2010.

Intro/ présentation

Lors de la formation Outils-Réseaux « Animer un réseau collaboratif » (Montpellier, octobre-décembre 2010), les formateurs ont proposé au groupe de stagiaires de rédiger collectivement et à distance, trois articles pour leur newsletter. Les membres du groupe ont l'habitude de travailler ensemble et écrire un article permet de valoriser un bien commun, une création.
"Pour les formateurs, cet exercice d'écriture à plusieurs a été une sorte de défi méthodologique", expliquent les responsables de la formation : "Comment tester la capacité collective de synthèse des contenus transversaux produits durant la formation ? Deuxième défi : comment motiver les stagiaires pour un travail complémentaire et peu anticipé ? »

La méthode développée :

La rédaction a été amorcée à partir du travail collaboratif existant (les contributions élaborées au cours de la formation et rangées dans des rubriques du wiki, baptisées "corbeilles"), qui a donc constitué le matériau de départ pour rédiger. Quatre "responsables de corbeille" - un pour chaque sujet abordé dans l'article - sont chargés de préparer le travail des co-rédacteurs, en vue de le faciliter. Leur rôle : affiner les sujets, réorganiser les contenus, motiver le groupe, relancer ses membres, proposer des lignes éditoriales. En bref, expérimenter une méthodologie.

Le travail des responsables de corbeille s'est déroulé en plusieurs étapes :
En présence (lors d'une journée de formation)
  • Échanges entre responsables de corbeille sur l'organisation des contenus et la répartition du travail ;
  • Préparation du Tutoriel Articles et du courriel d'information.
La rédaction collective a commencé en sous-groupe par une proposition de méthode de travail. Le tutoriel a eu pour vocation de donner aux membres une ligne directrice la plus simple possible. Un point important était qu'il soit lisible et attractif pour que les membres aient envie de participer.
A distance :
  • Envoi du mail d'information au groupe (liste de discussion) et organisation des contenus du wikini pour le travail de rédaction.
  • Échanges entre responsables de corbeille (par mail) ;
  • Relances (liste diffusion) ;
  • Echanges au sein du groupe (liste de discussion, Flashmeeting, organisation Googledocs)
  • Rédaction, relecture, commentaires, corrections en sous groupes (Wikini, Etherpad, Liste de discussion, Skype) ;
  • Mise en forme (Wikini).

Les ouTICs utilisés

Etherpad. Témoignage d'un des co-rédacteurs : « Après avoir pris connaissance de la matière existante sur le sujet "Lancer un réseau", j'ai ouvert un Etherpad et ai mis en pratique les propos de Jean-Michel Cornu : j'ai fait faire par les autres ! Puis, j'ai rédigé quelques éléments et ai invité les autres membres de la formation via la liste de diffusion et en incluant le lien du document de travail sur le wiki de l'article. Ainsi, nous avons réussi à co-rédiger un contenu cohérent dans la journée. » Les textes sont écrits à trois personnes, et réécrits et restructurés dans la foulée, en synchrone sur l'Etherpad, par une quatrième (dont le métier est journaliste). « Ceci m'a paru un peu prématuré au début de la rédaction, mais cela a pris tout son sens une fois le travail terminé. Les contenus n'étant initialement, ni organisés, ni synthétiques, ce travail a constitué une "vision anticipée". »

Questions /réponses :

Comment gérer les échanges ?
Plusieurs courriels entre responsables de corbeilles, pour préciser la méthode, ont précédé l'implication du grand groupe, qui a dû être relancé plusieurs fois. A ce sujet, plusieurs questions :
- Est-il pertinent de contenir les échanges entre responsables de corbeille, interindividuels ou en petit groupe et donc inaccessibles au groupe ?
- Est-ce que cela ne freine pas l'implication... ?
- Des échanges ouverts n'auraient-il pas permis aux membres du groupe de comprendre sans qu'il soit besoin de leur expliciter le travail ?
- Communiquer de façon ouverte entre responsables de corbeille, par la liste de diffusion, n'aurait-il pas donné une impression de dynamisme et permis aux autres de suivre le fil du travail plus facilement ?
- Est-ce que au contraire cela aurait risqué de « polluer » les messageries, et donc de démotiver les membres lors des échanges et relances ultérieures ?
- Ou bien est-ce que le groupe des responsables de corbeilles, par ailleurs prévenu à la dernière minute du travail à réaliser, n’a pas pu exposer la démarche au reste du groupe dès le début ?

Une solution technique pourrait consister à créer une liste de diffusion par thème ou par travail à réaliser - une page wiki référençant toutes ces listes, par exemple :
(1) diffusion 'FOAD 2' pour l'ensemble des apprenants,
(2) groupe de co-développement,
(3) diffusion spécifique à la rédaction collective.
Cela multiplie les canaux, mais permet aussi de dissocier les types d'informations et les échanges. Il faut réfléchir à un moyen technique pour afficher automatiquement les échanges sur une page wiki : cela permettrait à chacun de choisir ou non de suivre dès l'arrivée du mail dans la messagerie pour classement automatique dans un dossier spécifique (moindre pollution, suivi simplifié).

La solution de J-M Cornu :
Pour résoudre la difficulté qui réside dans l'alliance entre :
- une liste de discussion qui diffuse les messages de façon chronologique (nécessaire pour faciliter l'implication et la dynamique de groupe lorsque l'on est moins de mille)
- et une présentation plus structurée de la discussion sous forme de carte en ligne (nécessaire pour permettre à tous, quelque soit le niveau d'attention qu'il peut donner au groupe, d'avoir une vision d'ensemble des échanges et propositions...
...passer par trois étapes :
-> les mails échangés sur la liste
-> un blog (reprise des infos structurée mais toujours sous forme chronologique)
-> une carte en ligne (placement de ces infos sur la carte).

Comment faire évoluer l'implication ?
Deux difficultés ont été rencontrées : d'une part, passer d'une organisation du contenu de l'ensemble des corbeilles à la structuration d'un article en particulier, et d'autre part réduire son implication personnelle pour motiver la coopération. Bien que cela n'ait pas été décidé, les responsables de corbeille sont devenus, de fait, responsables de la finalisation des articles !

La solution de J-M Cornu :
Trois rôles clés : un petit noyau d'animation, aidé par des outils numériques permettrait une charge de travail bien plus raisonnable (l'idée est que les rôles dans le noyau soient identifiés pour être sûr que le travail soit fait mais que si des membres du groupe prennent en charge ponctuellement ou régulièrement certains de leurs rôles, cela permette d'alléger leur charge). Nous pourrions arriver à trois rôles clés plus celui des membres du groupe :
  • le "chef d'orchestre" rythme les différentes étapes sur la liste. Il relance et synthétise la discussion ;
  • "l'attrapeur" reprend les contributions sur un blog et leur donne des éléments de structuration (mots clés...) ;
  • le "cartographe" place chaque contribution sur la carte du groupe et complète la carte pour la rendre plus lisible (délimite des régions...).
  • Les membres du groupe sont les "explorateurs". En plus de leur rôle de contributeur sur la liste (ou directement sur le blog - dans ce cas, un mail reprenant les éléments est envoyé sur la liste) et de leur éventuelle aide aux trois rôles spécifiques de gestion de la discussion, les membres du groupes sont appelés régulièrement à venir "explorer" la carte, sur laquelle ils peuvent interagir : indiquer qu'ils "aiment" une contribution, commenter une contribution ou son positionnement, ajouter des tags...

Il sera nécessaire de distinguer ce que peuvent faire tous les membres du groupe :
  • par rapport aux rôles spécifiques (peu de différence à part pour les gestionnaires qui ont à bloquer temporairement les modifications en cas de conflit) ;
  • et par rapport aux personnes extérieures au groupe  - les visiteurs.

Comment gérer le temps ?
Dans un grand groupe, pour faciliter l'implication dans la co-rédaction (synchrone ou asynchrone), il faut se fixer un agenda précis, ferme et s'appuyer sur des "animateurs" (des responsables du travail collaboratif). Pour ne pas se retrouver au pied du mur, il faut correctement évaluer le temps à y consacrer et accorder des délais réalistes.

La solution de J-M Cornu
  • Semaine de présentation : présentation de la question traitée et présentation des membres si la liste est nouvelle (pour encourager une première prise de parole par le plus grand nombre) ;
  • Semaine de veille : que connaît-on qui traite déjà de cette question de façon innovante ? (URL) ;
  • Semaine blanche : quelles idées peut-on proposer d'un point de vue rationnel ? (chapeau blanc des "6 hats" de Bono) ;
  • Semaine rouge : que peut-on y ajouter d'un point de vue émotionnel et intuitif ? ;
  • Semaine noire : quels problèmes cela pose d'un point de vue négatif ? ;
  • Semaine jaune : quelles opportunité nouvelles d'un point de vue positif ? ;
  • Semaine verte : reprenons l'ensemble d'un point de vue créatif (semaine dédiée à un événement en ligne de type temporary autonomous zone – TAZ ?) ;
  • Semaine bleue : quelle organisation développer d'un point de vue contrôle du processus ? ;
  • Semaine des étapes : dans tout ce qui a été dit, qu'est-ce qui peut s'ordonner sous la forme d'étapes séquentielles (la "perspective temporelle" d'Olivier Auber) ;
  • Semaine des choix : y a-t-il des éléments sur lesquels tout le monde est d'accord qu'ils ne sont pas pertinents ou nécessaires (le "rough consensus" de l'IETF) ;
  • Semaine de rédaction : un petit nombre de personnes, si possible en présentiel, rédigent les différentes parties sous la forme d'un document cohérent. Les membres du groupes peuvent suivre en temps réel et réagir (approche "Wiki sprint" de Floss Manual) ;
  • Semaine de relecture et d'édition : le groupe fait une relecture sur le fond et le noyau des animateurs fait les corrections éditoriales et de forme pour que le tout soit lisible par des personnes n'ayant pas participé au groupe ;
  • Semaine des déclinaisons : production de petites vidéos explicatives, d'un "résumé exécutif", mise en forme de la carte pour la rendre plus lisible... ;
  • Semaine d'ouverture : diffusion de l'ensemble du matériel produit à l'ensemble de la communauté qui n'a pas participé au groupe de travail. Si à la fin de la semaine, il n'y a pas eu d'objection majeure de la part de la communauté ("rough consensus"), la ressource produite par le groupe est réputée adoptée et placée dans le centre de ressources.

Comment rester cohérents ?
« Pour ma part, je n'ai pas pu suivre la rédaction intégralement du début à la fin et les courriels récapitulatifs étaient les bienvenus pour savoir où se replacer dans la méthode et le planning. Les mails ont bien aidé mais aussi la page wiki où trouver la méthode et le planning. Par contre, il me semble qu'il y avait parfois plusieurs personnes qui faisaient des récapitulatifs, ce qui provoquait un peu d'incohérence et de confusion : qui suivre ? » (remarque d'un stagiaire qui n'a pas pu participer).

La solution de J-M Cornu :
A la fin de chaque semaine, le chef d'orchestre fait une rapide synthèse pour permettre à ceux qui ont décroché cette semaine de se remettre à niveau et envoie les membres du groupe "explorer" la carte pour avoir une vue d'ensemble. »

Comment gérer les non-réponses :
"Dans une démarche coopérative et collaborative, comment faire pour trancher sur une question simple quand seulement la moitié de l’effectif répond?". Comment faire un choix, dans une démarche coopérative et collaborative, quand on ne peut pas s'appuyer sur la majorité ?

Rechercher les causes :
- Manque de disponibilité, réponse non classée dans les priorités ;
- indécision quant à la réponse à donner, incompréhension de la demande ;
- retard pris dans les échanges : parfois, les idées/réponses "fusionnaient" dans la liste de discussion : prendre la conversation en cours et reprendre tout ce qu'il s'est dit peut sans doute participer à la non réponse de certains ;
- différences culturelles de réactivité dans les échanges.
Selon l’expérience internationale d’un co-auteur, une grande différence de réactivité au téléphone ou courriel apparaît entre les francophones en général (français, africains de l’Ouest… pas les malgaches bizarrement) d’une part, et les anglo-saxons d’autre part, anglais, néerlandais, allemands, belges notamment : ces derniers seraient bien plus réactifs. Nombre de recherches dans les approches interculturelles sont en cours sur la question, dans le cadre de la mondialisation économique des grands groupes notamment : qu’éclairent-elles ?

Manque de pratique de la coopération ? Une hypothèse pour la France : la faible pratique de la coopération dans les parcours éducatifs… Un exemple vécu récemment, ce sont les étudiant-e-s en Master « Sciences de l’éducation et de la formation » qui planchent sur le socio-contructivisme (ex : Vigotsky) mais qui se gardent bien, pour la plupart, de… le mettre en pratique ! Par exemple, pour réviser les examens par petits groupes. Cela reste de la théorie, de beaux discours, pour un pays qui a vu naître Fourier et Freinet…

Temps différents :
"Est-ce que la coopération prend un sale coup avec nos silences mutuels ?", répondait l'un des participants à une responsable de corbeille se désolant du manque de répondant. "Sans doute, car il n'était pas bien difficile d'accuser réception de ton message. Mais le coup semblera moins rude si l'on accepte que le temps est une réalité qui se vit différemment selon les moments et selon les personnes. Plus ou moins dense. Plus ou moins en présence. Plus ou moins voué à l'écoute. Ca fait partie de nos limites. Ca peut décourager, mettre en colère, inviter à l'abandon pour ceux qui attendent. C'est à mettre dans la rubrique des conditions du vivre et faire ensemble : le temps du partage, parfois... à contre-temps."

"Il faut apprendre à gérer ses impatiences. Silences ou réponses, tout est intéressant et matière à réflexions!" "Etre patient et relancer le groupe n'est-il pas une des facettes de l'animateur ? Et puis, comme le disait J-M Cornu, tous les membres ne sont pas forcement "acteurs" dans le groupe, il y a aussi les suiveurs, ce qui donne sans doute cette impression de "silence" dans la liste de discussion."

Faire un choix selon des règles communes :
[Mettre l'idée en application] en attendant tous les retours, en partant de l'idée que « Qui ne dit rien, consent… » ?

Le truc de J-M Cornu :
La production du groupe et leur adoption :
Au cours d'un cycle de production, le groupe produit des documents (synthèse, carte, produits dérivés tel qu'un résumé exécutif, des vidéos de présentation...).
Ceux-ci sont successivement réputés acceptés par les membres du groupe suivant la technique du rough consensus (si personne n'a mis d'opposition après la dernière demande du chef d'orchestre, cette étape est approuvée). A la fin de la semaine d'ouverture, et si il n'y a pas d'opposition, la ressource est réputée acceptée par l'ensemble de la communauté et placée dans le centre de ressources. Seuls les commentaires sont possibles, plus les modifications, sauf si, suite à des commentaires, il est jugé opportun de relancer un traitement par le groupe
Une fois terminé sa production, le groupe peut décider de se dissoudre (la communauté créant régulièrement de nouveaux groupes) ou bien de produire une nouvelle ressource à l'occasion d'un nouveau cycle.

Commentaires :

Rédiger 3 articles a eu l'intérêt de pouvoir développer plusieurs méthodes simultanément, l'expérience des uns servant celle des autres.
La dynamique a été différente dans chaque sous groupe : un sous-groupe a décidé de laisser le contenu initial au bas de l'article en cours de rédaction ; cette idée a ensuite été généralisée. La page article du Wikini est devenue pour certains un espace de discussion ; d'autres ont utilisé un Etherpad suite au lancement de l'idée par un autre sous-groupe
L'implication a été aussi très diverse : certains travaillant sur plusieurs articles, d'autres sur un seul, sur des parties précises, d'autres encore se limitant à des propositions ou des remarques ponctuelles.
Quelle que soit l'organisation choisie, chaque sous-groupe a pu développer ses idées en les confrontant aux autres afin d'améliorer la communication. Il ne semble donc pas qu'il y ait une bonne méthode pour rédiger collectivement à distance, mais des méthodes et des outils adaptés à l'objectif et aux participants.



Ont contribué à cet article: Marie-Pierre TERRISSE, Rémy CASTERAN , Thomas DUPRESSOIR, Carole DANFOSSY, …+ extrait du texte de J-M Cornu (en cours d'élaboration, insérer l’URL) Outils et méthodes pour faciliter la production collaborative dans les groupes de travail en ligne.



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