"Entretenir une dynamique coopérative"


Partie 1 : Techniques d'animation de réunions



Combien de réunions mortelles, ennuyeuses, combien de défections et de démissions faut-il, avant que l'on ne se décide à changer de mode de rencontre en réunion ? En ce domaine, on mesure la capacité humaine de résistance au changement. Et pourtant il en existe de la ressource : des livres de recettes, des histoires d'échecs. Alors comme dirait Einstein (ou bien Lao Tseu ?), si le problème résiste c'est que la question est mal posée.

De quoi s'agit-il alors ? De réunir des personnes passionnées, calculatrices, émotives, fatigables, pas toujours polyglottes, pas forcément amoureuses de la technologie, aux intérêts pas forcément convergents, aux goûts esthétiques variés, aux désirs incommensurables et qui ne veulent pas qu'on les prennent pour ce qu'elles ne sont pas : des pots de fleurs.

Au fond il s'agit de ne pas réduire les réunions à de simples lieux d'informations (ce qui a lieu d'être parfois) mais quand c'est nécessaire, d'en faire de réels espaces-temps de réflexion, d'organisation, de décision pour des personnes singulières et(co)responsables. Et de faire monter de la compétence collective. Et de considérer qu'une réunion ce n'est pas que du contenu, mais aussi de la forme.

Notre propos n'est pas de prétendre faire une synthèse de tous les éléments à prendre en compte mais de donner quelques pistes de pratiques qui nous semblent contribuer à construire un esprit collaboratif en amont, pendant et après la réunion.


Avant le(s) temps de réunion

Quelques conseils pour des temps en présence ou à distance

  •  Fixer les dates en commun, varier les scénarios d'heures et de jour.
D'un point de vue pratique, Internet propose des outils très simples pour se mettre d'accord sur une date (ou bien pour faire un sondage). Nous vous suggérons la plateforme Doodle que nous avons utilisée et que les non technophiles ont beaucoup apprécié : cliquez, cochez et validez, voilà qui est fait !
  •  Créer à plusieurs l'ordre du jour
La coopération ne se limite pas seulement aux temps de regroupement (en présence ou à distance) et prendra tout son sens si les membres sont associés dès la préparation de ces temps de rencontre. Pour faciliter ce travail, nous avons utilisé des outils du type Etherpad (type with me) ou des cartes heuristiques (Freeplane)
  •  Annoncer à tous les participants les objectifs, les thématiques, les points importants, voire le type de résultats escomptés (il n'est pas conseillé par contre de joindre la conclusion à l'avance !!!))
  •  Documenter les participants en amont, ne pas se contenter de les informer. Cela facilite la participation une fois le temps de la réunion venu, permet de se construire un jugement en meilleure connaissance de cause.
  •  Prévoir une responsabilité d'animation
Cet aspect est fortement conseillé, et ce dans tous les cas, même si l'on peut croire que certains outils de travail à distance peuvent assurer seuls cette fonction. Le rôle d'animation ne consiste pas seulement à distribuer la parole mais aussi à reformuler, à faire le lien, etc. Cela aucune machine ne sait le faire.
Didier témoigne de notre expérience de Flasmeeting : "Je pense que l’on gagne à ne pas trop se laisser trop contraindre par le système « liste d’attente », à davantage oser la fonction « interrupt ! ». Au début on se laissait dicter les priorités de prise de parole par l'outil. Les premières expériences donnaient alors une impression de lourdeur, les discussions étaient hachées. Il faut comme dans toute réunion de production, qu’il y ait un animateur qui « sente » le fil de la discussion, relance les personnes, les aide à aller au bout de leurs idées même si elles ne demandent pas la parole. Ce rôle doit être convenu avant ou au démarrage de la réunion".

Conseils dans les cas de temps de regroupement à distance

  •  Initier les participants aux méthodes et outils utilisés
Apprendre l'usage desdits outils en présence ou, à tout le moins, en amont de l'heure H de la réunion (ceci est particulièrement vrai pour les visio-conférences) permet de se faire la main sur l'outil, et de pouvoir résoudre en présence les éventuels petits bugs.
  •  Prévoir pour les visioconférences un "hôte d'accueil"
Cette personne est chargée de réserver l'espace en temps voulu si nécessaire (c'est le cas pour l'utilisation de Flashmeeting), d'apprendre aux futurs utilisateurs à paramétrer leur matériel (le son en particulier), d'inviter les gens sur l'espace le moment venu (dans le cas de Skype), de les réintroduire si nécessaire en cas de coupure intempestive (Ce que les utilisateurs de Skype connaissent bien). Pour Didier, la définition de ce responsable est importante, en cas de soucis techniques pendant la réunion : "Un jour, nous faisions une visio réunion par Skype à 5 personnes et il y a eu une micro coupure... plusieurs d'entre nous, rapides comme l'éclair ont pris l'initiative de relancer la conversation : au final, il y avait 3 conférences ouvertes en simultané, deux avec 3 participants, une autre avec 2, on se cherchait tous, c'était ingérable ! Nous avons perdu 10 minutes. Si nous avions choisi une personne chargée de réinviter tout le monde, nous n'aurions pas eu ce souci"


Pendant le(s) temps de réunion

Conseils pour des temps en présence et à distance

  •  Soutenir la fonction d'animation
Par exemple en prévoyant une fonction d'observation du processus de participation, ce qui permettra à l'animateur d'avoir un retour sur sa pratique.
  •  Faire tourner les taches et les responsabilités,
Que l'observateur du jour soit l'animateur de la prochaine séance, qui aura alors pour première tache de trouver un autre observateur. Cela permet qu'un maximum, sinon la totalité des participants, s'exerce aux joies de l'animation.
  •  Désapprendre à déléguer la prise de note à une seule personne
Procéder à une prise de note partagée et synchrone. C'est de suite plus riche, plus rapide et plus responsabilisant : que du bonheur pour les esprits coopérateurs ! (Nous vous suggérons pour cela l'outil : Etherpad)
  •  Projeter en présence la prise de note en vidéo-projection, ce qui permet à tous de suivre la progression des idées, de s'approprier plus aisément les contenus et le cas échéant de corriger les erreurs de traduction.
  •  Recueillir les avis à chaud et les noter et les projeter, que chacun puisse s'exprimer et se voit reconnu

Conseils pour des temps à distance

  •  Lors d'une réunion par visioconférence, penser à être à l'écoute des "chat", il s'en passe dans les couloirs!
  •  Garder à l'esprit que tous les participants ne fonctionnent pas tous en mode de pensée linéaire,
Nous proposons d'utiliser des outils "images" telles que les cartes heuristiques (par exemple Freeplane) ou même des cartons et autre post-it pour regrouper les idées (bien que les post-it soient beaucoup moins ergonomiques que Freeplane). Et aussi utiliser d'autres gadgets qui font "joli", comme les nuages de tags (Wordle par exemple, qui génère une image à partir d'un texte donné, un ensemble de mots clefs par exemple)
  •  Combiner les outils de visioconférence avec des outils d'écriture collaborative.
Cela rend la production et la retransmission de connaissances très efficace en terme de participation. Elzbieta nous raconte comment l'utilisation de l'Etherpad a évolué au fur et à mesure de son utilisation : "Lors de nos visio-réunions,nous avions besoin d'un outil de prise de note que tout le monde pouvait consulter. Nous avons opté pour le service que propose Type-with-me. Au début, seule une personne se chargeait de prendre des notes. Au fur et à mesure de nos réunions à distance, plusieurs rapporteurs sont apparus, venant compléter la prise de note du rédacteur principal. Le résultat a été plus que motivant : la prise de note s'est transformée en une palette de couleurs, tableau de notre coopération!"
  •  Au delà des réunions à distance, veiller aussi à faire se rencontrer les membres de visu !
En effet, il est illusoire de faire produire ensemble durablement un groupe de personnes qui ne se connaissent pas ou qui n'ont pas confiance les unes en les autres. Pour cela, nous vous proposons l'outil PPVR (Pain Pâté Vin Rouge), le pâté peut être végétal et le vin sans alcool! (Beurk) et toutes autres méthodes d'animation contribuant à créer le plaisir d'être ensemble, cette sacro-saint convivialité indispensable à tout groupe coopératif qui se respecte !

Après le(s) temps de réunion

  •  Si la réunion concernait des travaux de petits groupes, restituer les conclusions au grand groupe, pour partager le contenu qui a été produit
  •  Partager le contenu produit, sur un wiki par exemple ou en utilisant les services de partage de documents (Google Docs, ou Dropbox)
et et
  •  Se dire qu'on est vraiment des personnes chouettes et tellement intelligentes ensemble, et se faire la bise !



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