Utiliser la messagerie pour coopérer

Préambule

Le cours Configurer sa messagerie pour coopérer ci-dessous présente l'installation et la configuration d'un logiciel de messagerie (consultation/envoi de courriels) sur son poste de travail. Ce logiciel, Thunderbird, est libre et gratuit. Si vous utilisez déjà un autre logiciel de ce type (par choix ou par contrainte dans le cadre professionnel par exemple) vous pourrez de toute manière retrouver les fonctionnalités évoquées dans le cours.

Les fonctionnalités sur lesquelles nous attirons votre attention sont :

  • le classement des courriel dans des dossiers
  • la mise en place de filtres de message pour classer vos courriels automatiquement dans ces dossiers
A titre d'exemple, les courriels échangés sur la liste de discussion de la formation pourraient faire l'objet chez vous d'un dossier "Formation Animacoop" et d'un filtre de classement du même nom !
Le classement automatique de ces courriels est un élément de réponse aux grandes quantités de messages que l'on reçoit quotidiennement. C'est une petite stratégie toute simple pour aborder l'hydre de l'infobésité.
Si vous consultez vos courriels en ligne, via la messagerie web de votre opérateur préféré (Google, Msn, Orange, Yahoo, ...) tachez de retrouver ces fonctionnalités (généralement présentes).

En terme de bonnes pratiques sur les listes de discussions, voici quelques éléments basiques à retenir


Écrivez un objet de message clair
  • ex: Festival des marmottes - point logistique tables et chaises
Si vous répondez à la liste, concentrez-vous sur le sujet et répondez après la partie du message concerné. Puis identifiez-vous
Exemple :

| Qui peut s'occuper de récupérer les tables et chaises pour le festival ?
Moi, je peux m'en charger
Pierre-Yves

Si vous répondez soyez sûr que tout le monde est concerné. Si ce n'est pas le cas, envoyez votre message directement à la bonne personne
  • évitez d'envoyer un message pour uniquement "remercier Didier" à 20 personnes (ou plus) sur une liste...
Prenez le temps de répondre....
  • répondre de manière épidermique par courriel peut-être source de conflits (qui n'a jamais vécu la chose ?...). Et sur une liste de discussion cela peut s'avérer destructeur pour le groupe...
Évitez l'usage des majuscules
  • utiliser les majuscules est souvent assimilé au fait de CRIER ! Bonjour l'ambiance...

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