Module 11 - Dynamiser ses événements par la participation et le numérique

Organiser un événement participatif… en 4 étapes

Comment envisager la « participation » à toutes les étapes d'un événement ? Quelles méthodes et quels outils peut-on utiliser pour faire d'un événement un bien commun ?

Remarque : ce cours n'est pas une méthode pas-à-pas (qui n'existe évidemment pas), il montre simplement le champ des possibles. Dans la réalité, vous ne pourrez/devrez sans doute pas être "en mode participatif" à toutes les étapes de votre événement.

Bien avant : concevoir l'événement

Le but de cette étape consiste à :
- imaginer les possibles,
- réunir les organisateurs,
- resserrer le champ des possibles peu à peu pour aller vers l'opérationnel.

L'enjeu est d'ouvrir sincèrement l'organisation de l'événement, c'est-à-dire que tout individu ou toute structure ayant envie de rejoindre les organisateurs initiaux doit pouvoir le faire (y compris si cela apporte des avis différents des initiateurs !). Afin de réguler les tensions et conflits, il sera peut-être nécessaire de co-écrire une charte qui énonce clairement les valeurs et les règles de la « communauté d'organisateurs ».

Deux cas de figure :
- un événement co-organisé dès le début par un collectif (de personnes et/ou de structures) : l'enjeu consiste ici à faire converger peu à peu les intérêts du groupe et à trouver les méthodes et outils adaptés au travail collectif de ce groupe.
- un événement récurrent initié par une structure, qui souhaite s'ouvrir sur un collectif d'organisation plus large. Cette ouverture se fait progressivement année après année, au fil des éditions de l'événement. L'objectif est alors d'abaisser les barrières à l'entrée de nouveaux co-organisateurs : rendre visibles les éditions précédentes, rendre accessibles les dates de réunions et les outils de suivi des tâches à faire (compte-rendus, tableau kanban), avoir une liste de discussion ouverte à toute personne intéressée...

Outils adaptés à cette étape
Faire émerger de nouvelles idées Brainstorming : Scrumblr, Souvenirs du futur
Partager les compte-rendus Notes partagées en direct : pad
Partager les compte-rendus sur invitation (stockage et synchronisation de documents) : Dropbox, Hubic, Google Drive, Framadrive
Partager les compte-rendus sans connexion préalable : wiki, site web
Faciliter les échanges hors-réunion Liste de discussions : Google Groupes, Framalistes
Faciliter l'accès aux réunions Ordre du jour co-construit : pad
Visioconférence pour les participants éloignés : Skype, Google Hangout, Framatalk
Plannifier, organiser un retroplanning Outils de gestion de projets : Trello, Framaboard, Wekan
Agendas partagés : agenda intégré à un wiki, Google Agenda

Avant : faire connaître l'événement, communiquer

Au cours de cette étape, il s'agit de :
- faire connaître l'événement,
- générer le « buzz » social.

Le collectif d'organisateurs constitue en lui-même un outil de communication : les personnes ou structures qui le composent sont autant de relais de communication très impliqués durant cette phase.
En plus du traditionnel plan média (radio, presse, ...), deux types d'outils principaux sont à animer pour cette étape :

1) Les Réseaux sociaux

Facebook :
  • créer un « événement » facebook, où tous les co-organisateurs invitent leur « amis »
  • faire vivre cette page « événement », avec 2 publications par semaine (en alternant par exemple un post fun et un post sérieux, ou des post sous forme de questions qui renvoient vers le site web...)
Twitter : créer un hashtag dédié à l'événement
Linked In ou Viadeo : créer des événements professionnels
Instagram, Pinterest ou Flickr : pour partager ses photos


L'animation des réseaux sociaux peut devenir rapidement chronophage. Répartissez-vous l'animation entre co-organisateurs ou sélectionnez les réseaux sociaux qui vous semblent les plus adaptés à votre public et à votre communication.

2) Un site Internet « gare centrale »

C'est l'espace qui concentre toutes les informations. Il vise à :
- donner les informations de bases
  • dates et lieu
  • programme détaillé
  • détails pratiques : carte interactive qui montre la localisation de l'événement, ainsi que les transports alentours (accès, covoiturage)
- mettre en place une inscription qui incite au « tous participants »
  • inscriptions et tarifs, avec un formulaire en ligne
- poser des questions annexes :
  • chacun donne trois motivations à s'inscrire à cet événement (cela pourra servir à générer des nuages de mots clés affichés durant l"événement)
  • chacun propose trois mots clés à la thématique de cet événement
  • chacun cite deux références bibliographiques qu'il recommande
  • Indiquez ce que vous pouvez avec les autres participants sur cette thématique (pépites, initiatives positives, problématique particulière...)
- initier un espace d'offre/demande, (voir la Fiche de la Maison des biens communs éphémères)
  • ce que chacun peut partager avec les autres participants ?
  • ce que chacun est venu chercher sur cet événement ?

Ces questions seront notamment utiles si on prévoit un temps de barcamps durant l'événement.



Un barcamp est une rencontre, une non-conférence ouverte, qui prend la forme d'ateliers-événements participatifs où le contenu est fourni par des participants qui doivent tous, à un titre ou à un autre, apporter quelque chose au Barcamp.
C'est le principe « pas de spectateur », « tous participants ».
Source: https://fr.wikipedia.org/wiki/BarCamp

Dans l'idéal, ce site Internet reprendra les publications des réseaux sociaux (reprise du fil Twitter, remontée des publications Facebook, partage des photos postées sur Instagram...)

Outils adaptés à cette étape
Réseaux sociaux Facebook : événement à créer, y inviter le plus d'amis possible, animer la page de publications régulières
Twitter : définir un hashtag dédié, et commencer à envoyer des tweet qui donne envie d'aller voir le site Internet
Réseaux sociaux professionnels : Linkedin ou Viadeo
Site Internet « gare centrale » Outil souple type Worpress, SPIP ou Yeswiki
Questionnaire intégré : Framaform, LimeSurvey, Google Form sous forme « d'embed », questionnaire bazar directement intégré dans Yeswiki ou extensions sous Wordpress
Pour créer un nuage de mots-clés : wordle, tagcrowd


Les rencontres MOUSTIC (Mise en Œuvre des Usages Sociaux des TIC) sont une iniative de l'association Outils-Réseaux à l'origine. Au fil des éditions, le collectif d'organisateurs s'est élargi et Outils-Réseaux s'est effacée. On retrouve un bon nombre des préconisations de ce cours dans l'organisation collective des rencontres MOUSTIC

Pendant : le(s) jour(s) J !

À cette étape il s'agit de rendre l'événement participatif :
  • en présence : animation participative, possibilité d'interagir (ateliers ou conférence)
  • à distance : retransmission, interaction à distance

Susciter de la participation en présence

En complément (ou en remplacement) de conférence plénière, on pourra recourir à des animations participatives :
  • Jeux coopératifs et brise-glace pour mieux se connaître (peuvent fonctionner avec plusieurs dizaines de participants). Vous trouverez plusieurs boites à outils dans la page d'accueil du module 11
  • Ateliers . On choisira des formats d'ateliers adapté à l'objectif qu'on s'est donné. (voir le cours 01 du présent module). Par exemple, des « barcamp » permettront aux participants de découvrir de nombreux projets/méthodes (voir détails sur l'organisation d'un barcamp sur le wiki de MoviLab), alors que des « Accélérateurs de projets » permettent de débloquer un projet en organisant l'intelligence collective du groupe. Voir la partie « Pour aller plus loin » pour découvrir d'autres formats.
  • Temps « off », pauses et autres moments informels . Il s'y passe toujours beaucoup de choses, de nouvelles idées, de mises en réseau… autour d'un accueil café-gâteaux. À ne pas négliger !
On veillera à ne pas oublier les personnes qui ne sont pas intégrées dans les réseaux et qui risquent de trouver ces pauses ennuyeuses et/ou improductives. A cet effet, on peut afficher un trombinoscope sous forme de carte (le même que le formulaire d'inscription), ou encore des « avis de recherche » pour s'échanger des services et compétences (Voir un exemple avec la Fiche de la Maison des biens communs éphémères)

Susciter de la participation à distance

On cherche ici à permettre aux personnes qui n'ont pas pu faire le déplacement de participer malgré tout à l'événement. Évidemment, ces outils seront aussi utilisés par les participants présents physiquement !

Sur le site Internet « gare centrale », on intégrera plusieurs outils :
  • Retransmission vidéo des conférences en plénière. Deux cas de figure peuvent apparaître :
    • un événement de grande ampleur avec de nombreux participants. On fera une captation vidéo en direct, soit pour retransmission live, soit pour montage post-événement et on pourra utiliser des solutions d'hébergement en ligne : Ustream, Live Stream.
    • un nombre de participants plus restreint. On peut alors envisager une visioconférence classique, avec interaction audio/vidéo entre les participants en présentiel et les participants à distance. Voir le cours sur les outils audio et visio pour les solutions techniques.
  • Proposer un espace de prises de notes collaborative (pad)
  • Interaction via des messages courts : le « tweetwall » est souvent utilisé. Cet espace concentre tous les messages dans lequel apparaît le hashtag dédié à l'événement, défini dans la seconde étape. On pourra aussi utiliser des services (souvent payants) de murs de sms interactifs (exemple : Webboards).
  • Partage en direct de photos et vidéos : exemple de Instagram, Pinterest ou Flickr décrits dans l'étape 2.

Remarque : les conditions de mise en ligne des documents, présentations, images... doivent être clairement annoncées :
  • Les intervenants acceptent-ils que leurs écrits soient diffusés sur le site ?
  • Les intervenants et les organisateurs acceptent-ils que ces écrits soient publiés sous licence Creative Commons ?
  • Les participants qui partagent des photos acceptent-ils d'apposer la licence Creative Commons sur leur œuvre ?

Trucs et astuces (valable à distance et en présence)

Prévenir les participants que l’ensemble des présentations seront mises en ligne sur le site quelques jours à quelques semaines après le séminaire. Cela permet d'éviter que les gens ne passent leur temps à écrire durant les présentations et... n’écoutent plus le contenu !

Les animateurs effectueront des synthèses le plus régulièrement possible au cours du séminaire, quasiment en direct selon la nature des débats, leur complexité, et les moyens informatiques (vidéoprojecteur avec logiciel Free Mind, par ex.). Là encore, cela permettra au public de s'attacher à écouter, à réfléchir et à débattre, plutôt qu’à fixer par écrit les paroles des intervenants.

Après : évaluer et collecter la mémoire

Dernier temps fort de l'événement, il s'agit de :
- Évaluer via l'envoi
  • à tous les participants : un questionnaire en ligne pour recueillir leurs avis, satisfactions et autres retours.
  • aux participants intéressés pour s'impliquer dans la prochaine édition : inscription à une liste de discussion mail et/ou une date de réunion « débriefing » à venir.
- Partager : on continuera la collecte de photos et autres notes/retours sur l'événement, afin de transformer le site « gare centrale » en un site « mémoire de l'événement ».

Infographie de synthèse